人力資源管理的證據採集技巧

在企業人力資源管理過程中，HR往往爲了規避企業用工風險而開展相關的證據採集及保留工作，然而在實際工作中面臨的難度往往比較大，這不僅與企業自身的管理規範程度密切相關，更與企業內在的管理文化有着千絲萬縷的關係。

結合本人在企業實際管理工作中的經歷，現就企業人力資源管理工作中的證據採集技巧談談看法。

一、入職時的證據採集技巧

新員工在入職時涉及的證據採集來源主要有三方面：第一，新員工入職時提供的材料證明、資歷或經歷證明，具體包括學歷或職稱證書、離職證明、技能證明（如外語等級證書）等。第二，在招聘面試過程中的約定事項的確認證明；第三，企業發放的各類文書證明。

1．關於證明材料的證據採集技巧

從人力資源專業角度來看，證明材料的資料收集相對會比較容易，畢竟這是應聘者求職過程中的必備內容，但識別有一定難度。

基於勞動用工的規範性及用工風險的規避要求，此類證據材料的採集技巧主要有兩方面：

第一，第三方權威機構鑑定或個人材料證明的確認。比如學歷和職稱可以通過專業網站進行查詢確認，其它書面材料（如離職、計生、勞動合同等）可以通過向出具單位及出具人覈實、確認，這種方式、程序非常有必要，同時應聘者需在其本人提交的書面證明材料上簽名確認。

第二，對應聘者提交的有疑義證明材料進行提問覈實。初步識別應聘者提交材料的真實性，針對有疑義的證明材料進行提問，從而通過應聘者的迴應來判斷初步識別是否合理。比如瞭解應聘者繳交的個稅、社保等信息可以判斷其勞動關係及崗位待遇情況。

2．關於面試過程中約定事項的'證據採集技巧

在雙向選擇的今天，企業與應聘者之間只有意見一致，才能達成雙方合作的基礎，而面試過程中的諸多約定則是合作的前提。但面試過程中，往往由於某種客觀原因而導致存在認識上的差異，對這種差異如果不能確認、固化，那麼員工試用期過程中往往容易產生勞動爭議。比如企業調整待招崗位時必須經應聘者書面確認。目前人才識別、人才評價方面非常複雜，因此企業在引進人才，尤其是高層次人才時會相當謹慎。爲了避免選人失誤，企業在招聘過程中可能存在以下事實：應聘崗位與實際錄用崗位存在差異、應聘期望待遇與實際約定待遇存在差異等等。其實出現此類情況相當正常，但企業可能在辦理員工入職時沒有對此類變化進行書面確認，結果可能導致勞動糾紛。

因此，從人力資源管理的角度上看企業可以從入職溝通確認來進一步鞏固證據或在員工入職報到時填寫員工登記信息時，填上應聘崗位的名稱、待遇等，這可以避免今後不必要的麻煩。

3．企業應告知事項的證據採集技巧

企業對新錄用員工有試用期考覈，因此在員工入職時要做好告知義務，諸如考勤、考覈等相關的制度與規範。目前企業比較有效的做法就是制度閱讀確認、談話告知確認、材料發放確認等。事實上資料發放確認的做法比較好，能夠爲後期可能存在的事實不清、告知義務的舉證等提供條件，但可能的不利條件是，如果相關材料制定的內容涉及面廣，但嚴謹性不足，那麼一旦涉及勞動糾紛，此類材料勢必作爲證據提供對方或對方代理人，結果可能導致對方有更多的機會來研究企業的不規範之處，從而導致被動。

二、員工在職期間的證據採集技巧

通常來說，企業在員工在職期間對證據的採集重視程度是不足的，比如新制度的閱讀簽名確認、事實表現與考覈評價的一致性、制度的合理性、內部管理的規範性等。因此，基於員工在職期間的證據採集工作完全依賴於所在企業人力資源管理的規範化程度。

在信息確認方面，HR從業人員要對涉及員工自身利益的各類材料做好信息告知確認工作，以避免今後產生用工糾紛，比如薪酬福利制度、員工請休假管理辦法等。因此比較有效的方式是職能部門組織簽名閱讀的方式。目前流行的公告欄公示、網站信息發佈公示等途徑不足以規避信息確認的風險，因此需要慎重。

在考覈管理方面，人力資源考覈管理一直備受爭議，其考覈的有效性往往是人力資源從業人員討論的焦點話題。事實上，企業在考覈管理方面必須重點對平時工作業績、工作能力、態度一般的員工做好考覈管理，加強績效溝通，做好考覈記錄，從而避免在員工退出時因缺乏依據而陷入被動。

在勞動保護方面，企業會根據員工崗位工種情況向此類員工提供勞動保護條件，但必須做好勞動保護措施的事實確認，以避免後期出現爭議。比如勞動保護物資的申領確認、勞動現場的影像證明等。>從業人員要對涉及員工自身利益的各類材料做好信息告知確認工作，以避免今後產生用工糾紛，比如薪酬福利制度、員工請休假管理辦法等。因此比較有效的方式是職能部門組織簽名閱讀的方式。目前流行的公告欄公示、網站信息發佈公示等途徑不足以規避信息確認的風險，因此需要慎重。

三、離職期間的證據採集

員工離職期間最容易產生勞動糾紛，大量的勞動爭議往往是在員工提出離職後所發生的。當員工主動提出離職時，HR從業人員必須要重視員工提交的離職申請，第一明確離職申請時是否有親筆簽名，第二離職申請書描述內容是否規範，尤其是提出的離職原因；第三員工離開公司前是否辦理手續。對於前兩條，HR從業人員往往容易控制，但對於第三條則需要花費一定的精力處理，此條涉及文書送達。

在勞動保護方面，企業會根據員工崗位工種情況向此類員工提供勞動保護條件，但必須做好勞動保護措施的事實確認，以避免後期出現爭議。比如勞動保護物資的申領確認、勞動現場的影像證明等。從業人員要對涉及員工自身利益的各類材料做好信息告知確認工作，以避免今後產生用工糾紛，比如薪酬福利制度、員工請休假管理辦法等。因此比較有效的方式是職能部門組織簽名閱讀的方式。目前流行的公告欄公示、網站信息發佈公示等途徑不足以規避信息確認的風險，因此需要慎重。

當公司主動解除員工時，解除勞動合同書是否順利簽收需要關注。當HR從業人員判斷員工可能不肯籤領的情形時，就要做好證據採集工作，比如攝像、錄音等。

此處重點對各類文書送達做個討論。比如說員工主動離職，或者公司解除與員工的勞動關係，而員工一直不露面，或者不見其人，那麼公司就需要將解除勞動關係的通知或者證明書送達給員工，否則一旦出現勞動糾紛企業都會處於不利位置。所以企業要主動履行告知的義務，確保採取法律上認可的方式。在文書送達方面通常有以下方式：

　　1．郵寄送達。

通過郵政寄送掛號信的方式，在掛號信的封面或存根欄寫上送達的內容是什麼，在掛號信寄出一段時間後，向郵局確認信件是否送達。這種方式實操性較強，通常使用比較多。

在此處強調，企業勞動合同中要嚴格要求員工將其通信地址、住址等信息認真填寫，並且要求員工一旦變更聯繫地址時必須提交書面告知材料。避免因員工聯繫地址不詳而陷入被動。

　　2．公告送達。

很多人以爲公告送達是最有效的，事實未必如此。採用公告送達這種方式是要有一個很重要的前提的，那就是隻有在常規方法無法送達的情況才能採用公告送達的方式。我們本來可以電話溝通或上門送達的，結果一上來就登報公告處理，那可能會面臨沒有充分履行告知義務，導致結果不利。

而且有些公告是在企業內部，此時員工可能已不在公司了，因此這種公告的有效性值得探討。

　　3．直接送達。

根據員工入職時提供的地址直接去員工家中，將相關材料送達。這種方式實操性不強，通常比較少用。

　　4．留置送達。

當直接送達時沒有人接收或家中無人，可以請所在社區的工作人員陪同一起到員工家門口，將信件內容塞入員工家中，並請社區工作人員見證確認。當然這種方式比較複雜。

　　5．公證送達。

這種方法代價比較高，雖然有效，但不划算。