上海人力資源經驗分享：從職務分析做起

什麼是職務分析

簡而言之，職務分析是對組織中各項特定職務的性質、內容、任務和責任進行分析研究和作出明確的規定;同時又對承擔和完成這些工作的人員所具有的素質與能力作出明確規定，最後形成一系列職務說明書的過程。職務分析是人力資源開發與管理必不可少的環節，可以奠定企業員工甄選、工作評估、人員考覈等基礎，有利於企業建立、健全人力資源管理制度。

有效的較全面的職務分析，一般來說應該包括下述兩個基本方面的內容：

一是職務描述

職務描述是要通過職務調查，在取得有關信息的基礎上，對工作崗位的名稱、性質、任務、程序、內外部環境和條件等內容作出比較系統的描述，並加以規範化。職務描述一般包括所設計職位的目的、職責、職稱、上下級之間關係、職權等。

二是找出任職的各項要求，即任職資格說明。

任職說明對任職人員提出生理、心理要求和其他一般要求，例如招聘“總經理祕書，25歲以下，大專以上學歷，良好的中英文溝通能力，23年相關工作經驗”，這屬於任職說明中的一般要求。對不同的職位，還有不同的生理要求，包括健康狀況、體力、感官靈敏度等;不同的心理要求，如觀察能力、記憶能力、理解能力、數理分析能力、性格、氣質、態度、合作精神等等。民營企業對人力資源有更高要求，首先是對職務分析發揮更大作用有了期望，過去僅僅是對工作崗位空缺進行的職務分析必須轉移到企業的現在和未來發展戰略上。

當然，對民營企業來說，職務分析不能過於苛求，否則對引入人才不利。同時要將職務分析經常化、戰略化、超前化，從而更好地發揮職務分析的基礎性作用，不斷增強民營企業人力資源管理的適應性。

職務分析的運作過程

職務分析是一項技術性很強的工作，既需要周密的準備，還需要具有與組織人事管理活動相匹配的科學操作程序。

第一，準備階段。

明確職務分析的目的。職務分析的目的不同，具體的信息收集內容及其組合也不同。因此，進行職務分析首先要明確目的，做到有的放矢。

建立職務分析小組。小組成員通常由分析專家組成，他們是具有分析專長，並對組織內各項職務有明確概念的人員。一旦小組成員確定之後，即賦予其進行分析活動的權限，以保證分析工作的協調和順利進行。

明確分析對象。爲保證分析結果的正確性，應該選擇有代表性、典型性的職務，如果在次要、無代表意義的職務上糾纏不清，必然浪費大量財力、物力和時間。

建立良好的工作關係。爲了搞好職務分析，還應該做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關係。

第二，信息收集階段

職務分析的大量活動是收集相關信息，這些信息是後兩個階段工作的依據，應全面、客觀、準確。

選擇正確的信息來源。信息的收集是多方面的，不同層次的信息源提供的信息存在可信度上的差別，職務分析人員應該站在公正的角度聽取不同信息，確保其真實性，不能事存偏見。

靈活運用各種方法。職務分析方法多種多樣，有觀察法、面談法、實驗法、問卷法、參與法等等。這些技術方法各有優缺點，在實際職務分析中，應結合調查對象加以選擇，既可採用其中一種方法，也可以多種方法並用。

詳細編制調查提綱和問卷。包括職務內容、職務責任、職務經驗、適合年齡、學歷等，內容上應具有綜合性和典型性。

廣泛收集與職務相關的各種信息，無論直接還是間接相關，要全面收集。

第三，分析階段。分析階段是整個職務分析的核心，其主要工作是對第二階段中收集到的各項數據進行全面深入的分析判斷和歸納。

審覈。甄選收集到的各種信息，去粗取精，去僞存真。

分析。對比各條信息，挑選出其中具有關鍵性的部分。

歸納。總結挑選出的重要信息，爲職務分析報告的形成準備資料。

從其分析的內容來看，有職務名稱是否明確，僱用多少人員才合適，職務的組織位置，職務權限，職務責任大小，工作知識高低，教育和培訓的多少等等。

第四，描述階段

僅僅研究分析一組工作，並未完成職務分析，分析專家必須將獲取的信息予以整理並寫出職位說明書。

文字說明。將所獲相關的`資料用文字方式表述，列舉職務名稱、工作內容、工作設備與材料、工作環境及工作條件等。

職務列表及問卷。把職務加以分析，以職務的內容和活動分項排列，由實際從事的人員加以評判，以表格或問卷的形式列出。

活動分析。把工作的活動按工作系統與作業順序一一列舉，然後根據每一作業進一步加以詳細分析。活動分析多以觀察及面談的方法對現有職務加以分析，所得資料作爲教育及培訓參考。

決定因素法。把完成某工作的幾項重要行爲，在積極方面說明工作本身特別需要的因素，在消極方面說明亟待排除的因素。

第五，運用控制階段

這一階段的主要工作是培訓職務分析人員，制定和不斷調整各種具體的職務分析文件，確定正確的部分，修改不適應的部分。

常用的幾種方法

其一，訪談法

這是職務分析人員通過對有關員工進行訪問和座談來獲取信息的一種方法。在訪談前，訪談人員準備一份周密和可行的訪談計劃及相應具有指導性的訪談記錄表格或訪談提綱，訪談時根據計劃描述所做工作內容以及他們是怎樣完成任務的，然後，使用表格準確記錄下來。其優點主要是它的靈活性、快速性、雙向溝通和應用廣泛性，也可以獲取一些在其他情況下了解不到的工作活動和行爲的細節。不足之處一是花費較多的時間和精力，二是信息質量難以保證。因而，在實際應用中，訪談法不單獨使用。

其二，問卷調查法

使用問卷調查列出一組任務或工作行爲，要求員工回答他是否執行了這些任務或行爲。然後，調查人員根據這些任務或行爲出現的頻率、對完成工作的重要性、執行的難易程度以及整個工作關係，確定它們的權重，求出得分來衡量實際工作。其優點是能快速、高效地從大規模的組織獲得大量的信息。缺點是設計一份完備、有效的問卷要花大量的時間、精力和費用;另外，可能因爲員工的表達能力和主觀因素影響問卷調查的效果。

其三，參與法

職務分析人員通過親自參與某項工作來蒐集職務分析信息的一種方法。它的優點是可以使職務分析人員直接地深入體驗、瞭解工作本身的特點和工作對任職者的要求，明顯的不足之處是對於高新技術企業中許多高度專業化、科學水平強的工作，職務分析人員參與的可能性很小。