紅頭文件的製作方法及標準
1、進行頁面設?
選擇“文件”——“頁面設?”選擇“頁邊距”附籤,上:3.7釐米 下:3.5釐米 左:2.8釐米 右:2.6釐米。選擇“版式”附籤,將“頁眉和頁腳”設?成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附籤,“字體設?”,“中文字體”設?爲“仿宋”;“字號”設?成“三號”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網格和字符網格”;將“每行”設?成“28”個字符;“每頁”設?成“22”行。然後單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設?成了以三號字爲標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”,“位?”設?爲“頁面底端(頁腳)”,“對齊方式”設?爲“外側”。然後單擊“格式”按鈕,“數字格式”設?爲全角的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設?。雙擊頁碼,在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;並將頁碼字號設?成“四號”;字體任意;奇數頁的頁碼設?成右空一個漢字,偶數頁的`頁碼設?成左空一個漢字。
3、發文機關標識製作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項,鼠標將會變成“┼”,在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵,出現一個文本框,在該文本框內輸入發文機關標識,輸入完成後,選中該文本框,單擊鼠標右鍵——“設?文本框格式”,在這裏來設?紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附籤,“顏色”設?成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤,“高度”設?成“2cm”;寬度設?成“15.5cm”。注:用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方式”設?成“居中”,“度量依據”設?成“頁面”;垂直對齊: “絕對位?”設?成“頁邊距”, “下側”設?成“2.5cm”——平行文標準,“8.0cm”——上行文標準,注:用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。
選擇“文本框”附籤,左、右、上、下都設?成“0cm”,單擊“確定”完成。文本框屬性全部設?完成,單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字,將顏色設?成“紅色”,字體設?成“小標宋簡體”,字號根據文本框的大小設?成相應字號,但要儘量充滿該文本框,這樣,寬爲155mm、高爲20mm、距上25mm的紅頭製作完成。
4、紅線製作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中,單擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標會變成“十”字形,左手按住鍵盤上的Shift鍵,右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線,然後選中直線單擊鼠標右鍵,選擇“設?自選圖形格式”,紅線的屬性在這裏進行設?。選擇“顏色和線條”附籤,“顏色”設?爲“紅色”;“虛實”設?爲“實線”;“粗線”設?爲“2.25磅”。選擇“大小”附籤,“寬度”設?爲“15.5cm”。選擇“版式”附籤,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方式”設?成“居中”,“度量依據”設?成“頁面”,垂直對齊:“絕對位?”設?成“頁邊距”,“下側”設?成“7cm” ——平行文標準,“13.5cm”——上行文標準,注:用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5、文號製作
平行文文號:文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號:文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字體;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。
注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法:選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤,找到六角符號後,將光標?於準備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞製作
選擇“表格”——“插入”——“表格”,選中表格,單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附籤,“對齊方式”設?爲“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中填寫具體內容:主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”,“保存類型”:選擇“文檔模板(*)”;“文件名”:給模板命名;“保存位?”:模板所在路徑(一般不做,默認即可)。 至此,模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板,直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改,可以調出相應模板,方法是:選擇“文件”——“打開”,找到相應的模板路徑,若模板保存時按系統默認設?的,然後單擊“打開”按鈕調出模板。
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