試論辦公室主任的“全身”修養

辦公室主任素質的高低決定了辦公室工作的好壞。因此，作爲辦公室的主要責任人，辦公室主任從“頭”到“腳”都應該是十分優秀的。我認爲，在新形勢下，辦公室主任的“全身”修養最起碼應包括八個方面，即頭腦要靈，眼睛要明，嘴巴要穩，肩膀要平，心胸要闊，手腳要勤，身板要正。唯有這樣，辦公室的職能才得以充分發揮，形象才得以充分體現。

　　一、頭腦要靈：勤于思考和總結

大腦作爲人的思維與行爲的主控中心，其程序必須嚴密而充實，其聯絡必須通暢而簡捷，唯有這樣，才能做到指導有方，調度自如。辦公室是機關的主控中心，承擔者參與政務、管理事務、搞好服務的重要職能，辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個方面的修養：

一是要有天一般的遼闊，即要有大容量的信息存儲能力。由於辦公室工作瑣萃而繁雜，決定了辦公室主任必須養成事事關心、處處留意的好習慣，其目之所見、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都應該在大腦皮層留下一道清晰的印記，而不應該抓大放小，更不應該丟三忘四。因爲貯存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成爲日後爲領導服務、當好參謀、提供決策依據的“源碼”。

二是要有海一般的深邃，即要有高質量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲存器，善於對各類信息的分類與分析應是辦公室主任的基本功。一個信息反饋到大腦，馬上就應該出現以下幾個最基本的反應：該信息屬什麼類型？其重要程度如何？爲什麼會出現這個信息？與當前工作有什麼必然聯繫？它會對工作或將要對工作產生什麼影響？它該用公式還是用表格還是用文字表述最爲方便？經過一番編排，就可形成信息的條理化、秩序化，爲日後的應用提供良好的“物資”裝備。

三是要有電腦一般的靈敏，即要有高速度的應變處理能力。信息的儲存與分析，最終是爲方便調度、及時指導和處理問題服務的，領導問計於辦公室，要及時拿得出初步的設想及充分的依據；問題出現在辦公室，要及時拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉着冷靜、遊刃有餘，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現。

　二、眼睛要明：精於觀察和發現

辦公室主任的眼界應該從紛繁的日常事務中拔出來，根據自身所處的位置、場景和工作階段的不同而不斷地調整視角，既要高屋建瓴，總攬全局，又要見微知著，看葉知秋。要做到這一點，必須具備三項素質：

一是視野要開闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業務工作同本單位的整體工作聯繫起來，才能找準辦公室近段的工作重點，並對下一階段的工作作出準確定位，才能使辦公室的工作更貼近領導的工作思路。因此，開闊的視野是辦公室主任產生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創新的必要條件。相反，如果視野狹窄，只顧眼前，辦公室的工作必然被動、必然滯後，辦公室這一機關龍頭的作用就無以發揮。

二是觀察要仔細。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時，辦公室主任更要有善於觀察小事的功夫。什麼是小事？一個眼神，一個看似不經意的動作，一個稍縱即逝的表情，辦公室主任都應該盡收眼底，並能從這些“小事”中分析斷定它表達的意義和隱含的潛臺詞。對這些“小事”的準確捕捉，在辦公室主任從事接待和協調工作中尤爲重要。對方想說而未說，想做而未做，辦公室主任應一目瞭然，唯有這樣，接待工作才能顯其心心相融，協調工作才能顯其適度而得體，才能始終在整個工作過程中佔盡先機，贏得主動。

三是發現要及時。及時發現是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次昇華。有人往往從別人已經總結出的經驗中、已經發掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實這些典型、這些經驗也許就發生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發現或沒有及時發現而已。因此，承擔着總結經驗、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學會有以小見大、見微知著的本領，發現比別人早一點，發掘比別人深一點。

　三、嘴巴要穩：忠於守信和保密

一個悶罐子當不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應能言善辯，巧舌如簧，但不分場合、不分對象、不分內容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什麼時候該口若懸河，什麼時候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴格把握這個分寸。

如果說能言善辯是辦公室主任必備的業務素質，那麼，守口如瓶同樣是他必備的政治素質，由於工作性質所決定，辦公室主任享有比別的中層幹部更多的知情權，參加必要的黨組會議、局長辦公會議、局務會議等，使他有更多的機會獲得更多的在一定的時間、範圍內被稱之爲祕密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點，羣衆關注的熱點和議論的焦點，諸如人事任免的問題，經費管理問題，評先評優問題，還有許許多多的數字、報表等，這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴格做到參政不議

政，涉密不泄密，不該自己說的堅決不說，寧做悶罐子，不做“長舌婦”。只有這樣，纔能有效維護領導班子的團結，確保各項議程能順利得到推行。

　　四、肩膀要平：勇於承責和舉薦

辦公室主任要有一副厚實的肩膀，這副肩膀上要擔得起本不由自己承擔的責任，還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過去。

辦公室主任要勇於攬“過”。攬過是一種氣質，更是一種工作藝術。辦公室工作點多面廣，在工作中顧此失彼、出現失誤是在所難免的，但辦公室主任都應在第一時間將出現過錯的責任“攬”到自己肩上，來接受領導或同事的批評，而不應該對失誤者吹鬍子瞪眼，當場指責。因爲愛護其任何下屬的臉面，也就調動了下屬的工作積極性，增強了下屬的工作責任感。在日後的工作中，他們定會自我施壓、兢兢業業，以使他們的.直接領導不再承受不該承受的“委屈”。

辦公室主任還要樂於舉“賢”。發現典型、推舉典型、宣傳典型，是辦公室的職責和義務，“爲人作嫁”是辦公室主任的必修課，因此，辦公室主任必須淡泊名利，不思“進取”，而一心一意地發掘典型、培養典型、舉賢薦能，讓他們從自己的肩膀上站起來並跨入一個嶄新的天地，這是一個成功的辦公室主任應當具有的人格魅力。

　五、心胸要闊：善於化解和包容

辦公室是機關事務的集中地，也是機關矛盾的集中地，辦公室主任時時都會推至機關事務與矛盾的風口浪尖上，其實，唯有虛懷若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保證機關工作順利開展。

化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎麼辦？一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信，相信自己有能力化干戈爲玉帛、化

尖銳爲平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無能的表現。二是要認真分析矛盾的性質，矛盾擺在面前，辦公室主任要分得清哪個是主要矛盾，哪個矛盾在現實的工作中帶有普遍性等，只有把握住了這些，才能在衆多矛盾中分清輕重緩急，找出矛盾產生的根源，尋求解決的最佳辦法，從而做到各個擊破。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅冰。在解決矛盾的過程中，辦公室主任要學會串位思考，換位思考，才更能夠切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中，“矛”和“盾”就有可能成爲一對親密的“夥伴”。

包容是非要用心去感受。擁有一顆包容之心對辦公室主任來說十分重要，發生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣，誤解者有之，批評者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無一例外地包容下來，切不可小肚雞腸、斤斤計較，但也不可視而不見、充耳不聞。是誤解的，交給時間去澄清；是批評的，其正確就認真地加以改進，其不當就把它當作防止今後工作出現類似問題的良藥；對冷嘲熱諷者，一個寬容的微笑遠比針鋒相對、反脣相譏更具威力。唯有這樣，辦公室主任纔不至於被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態來從事本職工作。不求有功於世，但求無愧於心是辦公室主任應該達到的精神境界。

　六、腰桿要硬：取於管理和督辦

作爲本單位的行政管理部門，辦公室承擔着大量的日常事務管理和督辦工作。要真正搞好這項工作，辦公室工作就要練就一副“硬腰桿”。

一是堅持原則要頂得住“壓”。管理工作是一項原則性硬的工作，堅持原則是搞好管理的前提條件。因此，辦公室主任必須敢於堅持真理，嚴格按照機關各項制度進行管理，並一項一項抓落實，必要時還要拉得下臉面，頂得住壓力，對不服從管理、不按制度辦事的人和事進行必要的行政和經濟處理，增強管理的“鋼”性。

二是加強督辦要抗得住“震”。很多工作是雷聲大，雨點小，這就是缺乏督辦的結果。沒有督辦，就無法形成局領導的集體權威，就無法保證政令暢通。因此，辦公室主任同樣要頂壓抗震，以大局爲重，以工作爲重，如實做到上下通氣，真正體現“賞罰分明”。唯有這樣，才能言行一致，令行禁止，促使各項工作管有原則，行有成效。

　　七、手腳要勤：長於調研和反饋

信息作爲領導決策的依據，推動工作方式，促進交流的工具，已越來越受到各項領導的高度重視，作爲被稱之“信息庫”、“參謀部”的辦公室，採集高密度信息，撰寫高質量文章，開發高質量調研，理應放在辦公室工作的突出位置，作爲辦公室主任，更應手勤眼快，勤收集，勤調研，切實當好領導的參謀助手。

手要勤，勤於收集和歸納。辦公室每天都有大量的報刊雜誌內參和文件，是機關信息傳遞交流中心，如何向領導傳遞這些信息？作爲辦公室主任必要掌握兩點，一是領導在想什麼，想知道什麼？二是領導應該知道什麼？搞清楚了這兩點，才能衆多紛繁複雜的信息中選出領導最感興趣最具有參考價值的信息，進行編輯歸類，及時重點地傳遞給領導，纔能有效提高信息的利用效果。

腿要快，快於調研和反饋。辦公室主任注重呆機關，同時要注重下基層，基層是信息和策源地，基層是開展調研的主戰場，一個會議精神是否得以貫徹，一項重大工作是否得以落實，領導近期關注什麼工作重點，羣衆近期關注什麼熱點，工作中近期有哪些難點等等都是基層調研的課題，而這些問題辦公室主任是坐機關閉門造車不出來的。因此，深入基層，捕捉信息，認真研究，仔細分析，及時反饋，讓領導在最短的時間內取得更爲詳實的一手資料，就會減少決策的盲目性，增強針對性，提高準確性。

　　八、身板要正：樂於奉獻和敬業

辦公室工作是一個付出多、回報少的工作；是一個埋頭苦幹、爲人作嫁衣裳的工作；是一個需過十磨九難、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作，工作責任大，難度大，搞好辦公室工作必須有一支精幹的隊伍，因此，作爲辦公室主任，必須樹立起良好的自身形象，來帶動和影響他人。

一是樹立良好的專業形象。辦公室的工作職能要求辦公室主任既要通曉本單位的業務又要具備專長的寫作能力，行政管理能力，綜合協調能力。因此，辦公室主任必須十分注重綜合素質的培養，加強學習，向書本學，向實踐學，向領導和同事們學，不斷富和充實自己。

二是樹立崇高的敬業形象。淡迫名利，無私奉獻是辦公室主任愛崗敬業的精華，耐得住寂寞，守得住清貧，抵得住誘惑是辦公室主任樹立敬業形象的基石。

三是樹立親善的服務形象。辦公室的工作就是爲領導服務，爲機關服務，爲基層服務，辦公室主任應該成爲辦公室一名最爲出色的服務員，無論是對內對外，對上對下，辦公室主任都要做到言語熱情，態度和藹。下基層時準確傳達下級領導的指示，回機關時及時反映基層幹部的呼聲，在服務中盡力解決工作生活中的困難，在全局上下營造一種和諧、有序、文明的工作生活環境，辦公室才能真正成爲內外連結的紐帶，上下溝通的橋樑。