整合外包人力資源系統的途徑

如今，大部分的人力資源從業人員都有一個共同的目標，那就是向公司證實人力資源部門所創造的附加價值。通過減少薪酬處理過程中所出現的錯誤或者使醫療和社會福利的處理實現自動化等方式，大多數人達到了提高工作效率的目的。

然而，僅對某項單一的職能予以關注有時是遠遠不夠的，人力資源處理過程中的各個環節應該是緊密結合的。例如，即使薪酬系統成功升級，如果仍採用原有的低效的福利處理系統或手工考勤記錄流程，其作用往往會大打折扣。

因此，實現附加價值的一個關鍵途徑就是提升人力資源部門的整體水平。

作爲全球領先的人力資源外包服務提供商，ADP曾經委託PricewaterhouseCoopers (PwC)在美國進行了一項研究，評估如果將人力資源系統外包給使用各種處理平臺的不同提供商，會對人力資源服務的成本、績效和客戶滿意度造成什麼樣的影響。超過140家機構參加了此次研究，而這些機構來自各個行業，並且平均僱員數量都在5000名以上。

研究發現，未進行整合的人力資源服務會引發一筆每年每位員工約爲104美元的費用，而對於大多數機構來講，這筆費用相當於6%的年度人力資源和薪酬預算。這主要應歸結於人力資源部門所普遍面對的三個挑戰：

1.拼湊系統

由於公司管理結構或者併購活動的原因，可能產生多樣的基礎服務結構。對於一般機構來講，將多種軟件平臺用於時間和勞動力管理(TLM)，福利管理或人力資源信息系統(HRIS)是一件很尋常的事情。這些繁冗的系統使公司不得不升級系統接口、增加手工處理環節或者購買額外的軟件來連接兩個不同的系統。

通過此次研究，將近70%參與研究的受訪機構都表示他們預計在實現系統整合的個性化要求及購買相關的軟件方面將會產生費用。由於工作效率低下，一半以上的受訪企業預計會在人力資源管理的時間、報告以及合規方面產生額外的費用，並且有超過四分之一的機構預計會由於使用多個處理平臺和不同的提供商，導致薪酬或福利處理錯誤而產生額外費用。

2.缺乏自助式服務

人力資源專業人士發現自助式服務是實現僱員訪問個人信息並進行實時管理的一種非常有價值的工具。

根據此次研究，大約60%參與研究的受訪機構都表示，對於僱員以及管理者在諸如薪酬和人力資源等各類系統內所記錄的信息，缺乏一個整合的自助式服務平臺進行支持。人工數據輸入不僅增加了錯誤發生的可能性，而且要求額外的時間來多次輸入信息，這對於僱員對工作的滿意度無疑是一個挑戰。另外，如果人力資源部門經常被這類日常問題牽扯太多精力的話，那麼這將減少他們花費在戰略發展方面的時間。

3.分散的時間及勞動力管理

由於時間和勞動力管理系統各不相同或者這些系統的功能不夠強大，人力資源專業人士經常需要花時間從事瑣碎的薪酬處理事務。許多機構並沒有指派專門的人員來負責時間和勞動力管理系統的運作和績效，這使得此類系統總是得不到專門的管理。

同樣，非自動化的時間和勞動力管理系統並不具備像上班記錄、時間安排、工作表現回顧之類的功能，並且在處理像加班費和假期記錄之類的事務時，也不能和公司的內部規定保持一致。

此次研究表明，在所有研究涉及到的領域當中，時間和勞動力管理系統的效力排名是最低的。

採取整合的解決方式

相反，享受整合人力資源服務的公司則顯示出更高的滿意程度，並且也表示不會由於效率低下而發生額外的費用。

當享受服務外包或者使用一個共享服務模式的時候，很少有僱主要求進行軟件升級或者系統定製。由於沒有這些壓力，僱主會有更多的.時間和資源來集中提升企業內部的人力資源運營。大約有六成的企業在享受了整合的人力資源服務後表示他們的費用有所降低。還有一些公司雖然沒有報告費用方面的節約，卻明確指出了由於整合系統的強大功能性和良好的數據支持，人力資源服務所帶來的價值有顯著的提升。因此，由於使用了整合的人力資源服務而在每個員工身上所節省的104美元，可以用於提升人力資源部門的職能水平，比如培養更好的決策能力和更爲迅捷的報告系統。

集中化的人力資源解決方案通常具備完善的功能和終端用戶工具，可以提供自助式服務和在線福利管理，因此這也使僱員的滿意程度得到了提升。

最後，在進行服務外包或者使用一個共享服務模式的時候，提供商必須負責數據報告並且保證合規。例如，當使用人力資源業務流程外包解決方案時，提供商需要提供全面的系統報告並且對於所發生的任何錯誤承擔責任。公司則由此節省了寶貴的時間，無需處理諸如數據輸入等人工流程，這使得人力資源部門的人員能夠集中精力來發展戰略管理。

雖然沒有一體適用的人力資源解決方案，但通過建立一個集成化的平臺來提供人力資源服務，就能將更多的時間有效地應用在商務戰略部署上來，並將更多的資源用於提高企業的實際運營能力方面;同時，來自合規和報告的日常壓力也將有所緩解。總之，在整合了不同提供商基於多個平臺所提供的人力資源服務後，人力資源部門的績效也將得到提高，從而使得人力資源成爲一個更爲戰略化的職能部門並最終實現其商業發展目標。