如何做好離職面談管理？

問：每年年中我們公司都面臨一次人事大變動，使公司招募成本增加，員工士氣也受到動搖。聽說離職前面談也是管理的一個重要環節，請問如何和離職者面談，才能把公司損失減到最低?

(江蘇無錫如新紡織有限公司石先生)

答：如何做好留才管理，的確是人力資源管理工作者的一大挑戰。一旦留不住員工，離職情況發生應該如何處理呢?

一般來說離職的主要原因有三個：包括外部因素(社會價值觀、經濟、法律、交通以及求才市場競爭者因素);組織內部因素(薪資福利不佳、不滿上司領導風格、缺乏升遷發展機會、工作負荷過重壓力大、不受重視無法發揮才能等);個人因素(家庭因素、人格特質、職業屬性以及個人成就動機因素)。

有了上述的情形，就會讓員工有離職的想法，產生離職的事實。

當員工一旦確定要離開組織，除了標準化的離職作業程序，包括填寫離職單、離職面談、覈准離職申請、業務交接、辦公用品移交、監督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程序之外，離職面談是相當重要的一環。

　　主管應如何做好離職面談?提供以下方法作爲參考：

一、面談前的準備工作：

面談地點應選擇輕鬆、明亮的空間，面談時間以20分鐘至40分鐘之間較爲恰當。另外，離職者的個人基本資料、離職申請書、以往考覈紀錄表也應妥善準備，以正確掌握離職真正原因，這也可讓離職者感受到面談者對於當事人的重視程度而非衍了事。

二、面談當中的諮詢技巧：

可以先幫被面談者倒杯茶水，先行營造輕鬆的氣氛，以善意的動作卸去彼此對立的立場，建立彼此互信的關係，才能夠讓被面談者真正說出心中的想法。同時在面談的過程當中，應隨時察言觀色，設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線，專注傾聽其所抱怨的人或事，面談者的角色應該是多聽少說，適當的提出問題即可。當被面談者產生防衛的.情形，應該要及時的關心他的感受，不要唐突地介入問題，更不可做任何的承諾，最重要的是要將面談重點記錄下來，便於之後的分析整理工作。

三、面談後的作業：

面談結束之後，應將面談紀錄彙整，針對內容分析整理出離職真正原因，並且提出改善建議以防範類似原因再度發生。

員工離職對組織會造成很多影響，一旦離職的事實發生雙方也都應以開闊的胸襟坦然面對，共同找出問題癥結。即使公司與員工雙方無法再繼續共事下去，也不應有產生傷害對方的情形發生。由於離職者的心態多半是對公司產生不滿，一旦離開後可能會有詆譭公司的情形發生，對於企業形象會有很大的影響，因此做好離職管理可以預防很多不利於公司的行爲發生。