祕書實務練習案例分析

一、背景

這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發地進了自己的辦公室，祕書於雪跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。老總平時和藹可親，常常跟下屬開玩笑。於雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對這種情況，於雪應該如何處理?現在於雪有這麼幾種選擇：

a、既然老總心煩，他肯定需要一個人獨自呆一會，所以先不去管他。

b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。

c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會安排。

d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會。

e、馬上跟着老總進去，問老總出了什麼事。

二、問題

對於於雪以上幾種選擇，你認爲哪種選擇比較合適，請說明理由，並對其他幾種選擇進行評析。

三、分析

本題的最佳選擇是d。

如果對方不是你的`上司，僅僅只是你一般的朋友，那麼，選a應該說是不錯的，但你現在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關係，所以，採取不聞不問的態度有些不合適。

選b肯定是不合適的，因爲你一點也不體諒上司的心情。

選c也不對，因爲祕書畢竟只是祕書，無權代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行爲，是這幾種選擇中是最壞的一種選擇。

選e也很不妥當。老總不管是什麼原因而心煩，他沒有義務告訴祕書;雖然祕書的熱情值得讚許，但她忘了自己僅僅是個祕書。

選擇d表現出祕書恰到好處地把握了分寸。作爲祕書，對自己上司的煩惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現了自己的熱情;但在送茶時又僅僅是隻問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私，更沒有自作主張自行來安排上司的工作。在這種情況下，一個優秀的祕書應該能憑直覺知道老總爲什麼悶悶不樂：也許工作壓力太大?也許是爲孩子的事操心?也許久等的客戶沒來?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總爲什麼心煩，就可以作好相應的準備。