國際商務祕書祕書隊伍中的獨特分支
2007年6月和8月,應邀分別在吉林市與長沙市,參加了兩次關於國際商務祕書理論與實務的研討會。這兩次會議是由國家商務部門與湖南《當代祕書》雜誌社、吉林金嶺職業學校等組織的。參加的人不多,但有商務部所屬機構的領導、來自幾所商業大學的教授,和北京、東北、廣東、湖南等地的經驗豐富的祕書職業教師,以及曾任駐外使館商務參贊的國際商務專家;我可說是與會的“外行”,特別感到有新的體會與收穫。
我國祕書學科與對祕書工作的研究,近三十年來發展迅速,成果輝煌,但主流是對黨政機關祕書的研究;其次是對民間祕書的研究也有所進展,最近幾年對於祕書職業技能實務的探索,從深圳到北京也有很好的探索。然而,對國際商務祕書的研究,則是一個空白。在全球化的時代,國際商貿不僅數額龐大,對於中國來說,已經是國家富強、和平崛起的支柱。試設想假如沒有從國際商貿而賺來的1萬多億的外匯美元,我國今天在國際上能有那樣大的.發言權嗎?可見探討國際商務祕書問題的迫切性與重要性。再從另一角度看,也說明了祕書學科的分支廣闊,不能大家都停留在機關祕書領域裏去研究,商務祕書是祕書隊伍中的一個重要的獨特的分支。
會議探討了一些基本問題:
國際商務祕書的概念:是指從事國際間的商務貿易往來的機構中的專業祕書人員,具有跨文化傳播的特徵,重在輔助上司外貿經營。而不同於“涉外祕書”的概念。它們是上司的經營助手,而不同於管理行政事務的助手。
因此,國際商務祕書的素質要求,必須通曉有關國家的商業文化,善於收集、分析國際商貿信息,把握最佳互利互惠的商貿機運。當然,必要的交際語言、禮儀形象是其素質的一部分。
國際商貿祕書信息工作的內容,包括:政策信息(本國與外國)、市場信息(也是多國多方的)、內部(含員工)信息、物資信息(庫存)等。
國際商務祕書還具有培養海外客戶、溝通客戶感情的任務,這也與一般公關不同的,它必然涉及國外的不同文化、宗教、習俗,而不僅是利益問題。比如你不懂基督教,就很難與西方國家的商人建立持久的感情;而你完全不懂伊斯蘭文化,也就不可能做好與中東、北非的商貿分析。
國際貿易的分工、國際金融和市場營銷原理、進出口有關國家和部門的法規、稅收、保險、風險防範等等,都必須十分精通,稍一疏忽,就可能造成重大經濟損失。可見商務祕書要求之高與專,需要專門培養。至於國際市場供需動態分析、有關的文書撰寫,如業務信函、契約文書、也是種類繁多,各國國情各異的。近年來電子商務興起,它的設計、操作,都需要專門訓練培養。
會上還研究涉及一些對機關和民間祕書都有啓發的觀點。比如,認爲一切領導活動都是有成本的,祕書在輔助領導中應當注意降低領導成本。再如一切活動都離不開時間因素,時間是無法挽回的財富,祕書協助領導安排、掌握時間,是最重要的輔助內容,不管當助手,做參謀,都應當做好時間的助手與參謀。對於過去祕書“三辦”(辦文辦會辦事)的提法,有學者認爲改爲“管理事務”、“辦理文書”、“籌辦會務”,語言比較更準確、規範。
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