如何建立員工檔案管理

導語：我們知道員工人事檔案的重要性不言而喻，即使剛剛開始接觸HR行業的新手對員工人事檔案管理一事應該也是瞭如指掌。下面小編爲你整理的如何建立員工檔案管理，希望對你有所幫助！

1、員工基本信息登記

通常包括但不限於：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯繫電話、緊急聯繫人姓名地址單位聯繫電話、入職時間、項目經歷、家庭情況，某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據不同企業的崗位特徵與行業特徵還會不同內容的選擇；

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分爲員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補並一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；需注意，員工本人簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

2、員工入職相關審批文件

包括但不限於：入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等；入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；

3、員工各類證件

包括但不限於：身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；

這一類檔案很多傳統企業會用複印件，不建議僅保留複印件，因爲防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，儘量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4、員工各類在職資料

包括但不限於：入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等；

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調取方便；需注意，所有的`此類文件均要有員工本人簽字；

5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表

通常包括但不限於：入職培訓、制度類會議簽到表、新員工培訓計劃書、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績，無論內外訓都要有員工簽字確認的履歷表，崗位職責及要求（入職、調整）、崗位激勵機制（薪酬、考覈、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執一份，HR部門爲原件與電子檔，用人部門可以用複印件與電子檔；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字；