如何提升煤炭企業檔案管理水平
摘 要:隨着社會信息化水平的不斷提高,煤炭企業人事改革也得到進一步深化,同時對企業檔案管理水平提出了更高的要求。檔案管理工作是促進企業發展的必然要求,其檔案管理工作是在其煤炭企業生產經營過程中形成的,涉及到生產經營的各個環節,生產、經營、管理等各方面信息都能夠在檔案中反映。本文根據目前煤炭企業檔案管理的現狀,分析了其中存在的問題,並提出了相關對策,以提升煤炭企業檔案管理水平。
關鍵詞:煤炭企業;檔案管理;提升;水平;
引言
煤炭企業檔案管理是企業的基礎性管理工作,對煤炭企業的安全生產和經營管理有着十分重要的意義。煤炭企業的檔案記錄了整個企業的發展歷程和經營成果,因此,建立科學規範的檔案管理體系,提升煤炭企業的檔案管理水平,可衡量企業業績與管理水平,爲研究煤炭企業的發展狀況提供科學的依據和數據資料,是實現企業穩步發展的基礎。近年來,煤炭企業經過多次產業改革,其管理逐步走向科學化和規模化,但是檔案管理水平整體仍比較薄弱,檔案管理工作流程和制度不夠規範,還存在一系列問題,與其他行業相比存在一定的差距。因此,在社會主義新時期,提升煤炭企業檔案管理水平勢在必行。
一、煤炭企業檔案管理現狀及存在的問題
(一)檔案管理工作不規範
當前,我國煤炭企業的檔案管理水平整體還比較滯後,工作內容不完整、相關體制不夠規範等問題。有些煤炭企業由於缺乏規範的檔案管理制度,經常出現原本應該集中保管的檔案資料分散管理,使用檔案的人員不能及時歸還檔案,最終造成檔案的內容不健全、資料不完整,甚至造成企業檔案丟失、損毀,大大降低了煤炭企業檔案管理的水平和整體質量。
(二)檔案管理隊伍整體水平較低
隨着知識經濟的發展,煤炭企業面臨的市場競爭歸根結底是人才的競爭。檔案管理看似簡單, 其實蘊含了很多的學問。特別是在競爭日益加劇的知識經濟時代, 對企業檔案管理人才提出了更高的要求, 既要有專業的檔案管理知識,又要熟練基本的計算機操作等。而從當前煤炭企業檔案管理人員素質來看, 這種複合型人才還比較缺乏。因此,煤炭企業必須加快檔案管理人才隊伍建設,實現知識型人才戰略,加快企業檔案管理創新,挖掘檔案管理工作人員的潛能,提升其工作能力,進而提升煤炭企業檔案管理的整體水平。
(三)檔案管理信息化水平不高
目前,煤炭企業普遍存在對於檔案信息化的建設管理工作不夠重視,認爲檔案信息化管理只是走個過場,響應現代化信息建設的發展要求,很難爲企業的發展帶來可觀的經濟效益,導致企業的檔案管理工作不能滿足企業信息化發展建設的要求。比如,企業檔案信息化管理的基礎設施嚴重缺乏,資金投入不足,且嚴重缺少符合檔案信息化管理的專業人才,大大降低了煤炭企業檔案管理工作的整體水平,無法適應新時代的發展要求。
二、提升煤炭企業檔案管理水平的幾點對策
(二)更新觀念,提高煤炭企業人員的檔案管理意識
煤炭企業要想提高檔案管理工作的水平,首先必須提高對檔案管理工作的重要性認識,把企業的檔案管理工作納入具體的發展規劃當中,並且做好檔案管理的宣傳教育工作,提高全體員工的檔案管理意識。同時,要提高檔案管理工作人員的積極性,提高工作效率和工作質量,樹立良好的職業形象,從而提升整個檔案部門在企業中的地位,並深化檔案管理意識在企業中的影響,使檔案管理工作真正融入到企業的大發展之中。
(二)加強煤炭企業檔案管理人才隊伍建設
煤炭企業面對激烈的市場競爭,需要一大批覆合型管理人才,因此對檔案管理人員的綜合素質也提出了更高要求。要提高檔案管理人員的專業化水平,同時還要熟悉掌握煤炭企業的各項檔案管理工作制度,不斷提高管理能力與服務水平。另外,還要極強對對檔案管理工作人員的培訓,提高檔案管理人員的綜合素質,加快檔案管理工作的創新發展。
(三)建立健全檔案管理制度
爲了提高煤炭企業檔案管理工作的水平,必須要建立健全各項檔案管理制度, 實現企業檔案管理的`科學化和規範化。首先,針對煤炭企業檔案歸檔不及時、歸檔材料不完整的現象,要嚴格執行檔案歸檔制度,明確檔案移交的最後期限,做到及時歸檔,從而保證煤炭企業檔案材料的完整性。其次,健全領導機構和管理人員, 企業要有分管檔案的領導, 配備專兼職檔案人員, 優化檔案管理人員結構,提升企業的檔案管理水平。然後,加強企業檔案管理制度執行情況的監督考覈,以保證檔案管理制度落到實處,切實保證檔案管理制度的嚴肅性。
(四)完善檔案信息數據庫的建設,加強檔案管理信息化建設
檔案信息數據庫是實現煤炭企業檔案管理信息化建設的重要內容,也是檔案信息化管理體系建設的基礎。因此,檔案管理部門應該整合各類檔案資源,建立功能完善的檔案信息數據庫,通過數據庫的開發與建設,將檔案管理工作逐步由紙質檔案資料向電子檔案資料進行過渡,並通過檔案管理軟件的應用,實現檔案資料數據庫的共享與智能查閱,最終實現檔案管理工作的信息化。
三、結語
綜上所述,目前我國煤炭企業在檔案信息管理方面,整體水平還比較低,存在一些問題,因此,必須提高煤炭企業檔案管理人員的專業水平,更新觀念,認識到檔案管理工作的重要性,完善各項相關制度,加強煤炭企業檔案管理信息化建設,最終實現煤炭企業檔案管理工作的規範化。
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