如何做好人事檔案管理工作探討論文
【摘要】本文主要從新時期血站人事檔案管理的現狀出發,重點分析了血站人事檔案管理中存在的問題,並提出了一系列的解決辦法,使得人力資源的管理工作更加高效。
【關鍵詞】人事檔案;策略;影響;血站
新時期各行各業發展都有新的要求,想做好血站的人事管理工作,就必須要達到新的標準。考慮到血液的特殊性,對血站工作的人也賦予了不一樣的責任,人事檔案的管理也應該更加嚴格,設置專門的血站管理部門,滿足在進行工作過程中的要求,包括獻血的宣傳、血液的採集等;工作人員必須要進行專業的培訓和指導,每一個人的表現情況要詳細記錄在檔案中,對專業知識和經驗的要求也要提高,做好人事檔案管理,有利於整個血站更加快速高效地運轉。
一、新時期血站人事檔案管理的現狀分析
當前,一般的血站人事管理採用專門的負責部門,實施專人專管的模式,安排固定的人對血站工作人員的檔案進行更新和保存,如果有新員工加入要及時進行更新,技術人員的職稱變化將會單獨進行保存,必要的情況下會進行備份,有統一檔案的管理制度,在平時的工作中,嚴格按照程序執行,避免出現問題相互逃避,造成血站管理工作的混亂,影響到正常的血站運轉;但是當前仍然出現了很多制度上的問題和實施過程中的問題,入職人員的檔案不能及時進行確立;並且血站人事檔案的保存環境也特別惡劣,沒有適宜的溫度,使得人事檔案的保存壽命減少,因爲當前使用的還是紙質的檔案,容易因爲風化、乾燥、潮溼而老化,很多用肉眼已經很難看到,因此必須要及時採取相應的措施來進行保護。另外,由於沒有專門的人員培訓,經常會出現管理責任不明確、管理錯位的現象,在進行交接的.過程中也不能無縫對接,導致一些檔案的丟失或損壞。
二、血站人事檔案管理中存在的問題
首先,人事檔案的管理不能有效地促進人力資源的開發。在血站的工作內容中,血液的質量是至關重要的監察對象,因此要從根源上做起,重視業務人員檔案的內容,相關的人員必須達到相應的資質纔可以,目前的人事檔案的管理還存在着一些誤區,在保證檔案資料完整性的同時,忽略了檔案管理對人力資源的開發作用,很多問題仍然找不到解決的辦法;另外,在很多血站管理中,由於管理的設備不齊全,達不到標準的要求,使得管理人員對檔案的管理失去了信心及興趣,通常情況下,沒有設置專門存放檔案的空間,存放的地點也不固定,並且設備比較簡陋,人事檔案資料容易出現黴變,嚴重影響了檔案的完整性。其次,負責管理血站人事檔案的人沒有經過專業的培訓。並且所屬的專業不對口,管理水平比較低下,大量的兼職管理使得檔案管理人員頻繁更換,造成了交接不嚴密的現象,很多檔案的管理工作不到位,加之檔案管理制度不夠完善,管理人員沒有嚴謹的工作態度和工作制度,對資料的蒐集不夠全面,內容方面也存在着很多類似,嚴重影響了對業務人員的業務指導,降低了人事檔案的利用價值。
三、做好新時期血站人事檔案管理的策略
首先,要加強檔案管理工作人員的意識。從根本上重視起來,還應該加強領導對管理工作的重視,只有嚴格要求才能保證管理水平,必須將該項管理工作提到日程上來,採取定期檢查以及不定期抽查的監督辦法,這樣才能及時發現問題並解決問題;同時要足夠重視檔案管理對人力資源的開發作用,各個工作能夠緊密結合起來,工作效率纔能有效提高,申請相應的資金,加大對管理設備的更新力度,分配固定的檔案管理點,確保有適宜的環境,避免出現檔案缺損的現象。然後,在收納檔案管理工作人員的時候必須嚴格把關,專業對口,並且入職前要進行系統的培訓工作。加大檔案管理部門的投入資金,每一項費用的支付都要收到滿意的效果,對管理人員的業務知識要進行定期考覈,更要注重檔案管理工作的日常維護,加強管理人員的保密意識,不斷提高管理人員的管理水平和綜合素質,管理知識部分必須經過專業的考覈才能過關;在管理制度方面還有待繼續加強完善,結合實際的工作情況,對日常的保管、應用以及歸檔分類等都必須要有明確的要求,在出現問題時才能及時找到問題的根源,方便責任追究。最後,結合新時期的特點,實行血站人事檔案的電子化管理。與當前的信息技術緊密的結合,使得信息化資源能夠發揮更大的作用,達到檔案管理工作的現代化標準;加強對電子文件的應用,對已經進行過電子歸檔的文件進行只讀操作的處理,可以完整保存檔案文件的原始結構,避免發生檔案信息的泄露以及篡改;另外,爲了避免電子文件的丟失,做好相應的備份,並且要定期進行更新備份,確保信息的同步,同樣要進行抽樣調查,選取合適的數量,對發現問題的文件要進行及時修復或保護,確保電子檔案的壽命,爲了使檔案管理常識、優點、特點等深入人心,要進行相應的宣傳工作,使各個部門的人都能對個人檔案工作重視起來,可以有效提高檔案管理人員的工作效率。
四、結束語
血站的管理工作一直是國家重視的重點工作,要從根本上解決目前的一些問題,還要從檔案管理制度的制定入手,結合新時期的特點,制定出合適的管理辦法,才能滿足當前市場的需求,其中包括規定電子版人事檔案的保管期限、分類的嚴格標準以及各個崗位的責任要求,需要各個部門的協調及配合,形成一個嚴密的動態管理模式,定期對工作人員進行考覈,提高人員的整體素質,嚴格按照程序規範進行。
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