淺談如何加強文祕人員與文檔管理工作的一體化論文

對於一名文祕人員來說，文檔的管理是一項看似簡單，但是牽涉內容極深的重大工作。一個文祕人員如何做好文檔的管理工作是目前的一個難題，做好文祕工作是搞好文書檔案管理工作的基礎，是加強文祕人員與文檔管理工作的關鍵。

　　1、文祕工作和文書檔案管理工作的關係。

文祕工作與文書檔案管理工作既是緊密聯繫的，又是相互獨立的。在日常工作中，作爲文祕工作人員，需要處理大量的文字工作，從而就需要對這些文檔進行歸檔管理，要做好檔案工作，就得從公文抓起，高質量的檔案管理來自高質量的公文，高水平的文書檔案管理是建立在規範處理公文的基礎之上的。只有正確處理好各層次的關係，才能做好的處理文祕工作和文書檔案管理工作的關係，有利於工作的開展。

　　2、具備良好的文化素養是文祕人員做好文檔管理的先決條件。

要做好文檔管理，首先文祕人員要具備良好的文化素養。具體體現在以下兩個問題。

2.1做好會議、電話的記錄以及重要指示的總結抄寫等。第一、文祕人員作爲領導的助理，要做好會議、電話等記錄，並對上級的精神指示進行分類總結，進而向各個部門傳達，使會議以及領導的指示儘快落實到各個部門和機關，加快政策的實施速度，提高辦事效率。第二，文稿的模擬和起草。在各個機關中，文稿的模擬和起草是機關中不可或缺的一部分。在此過程中，常常會出現領導親自動手進行編寫，祕書進行後期的內容整理工作。有的時候，領導進行口頭的闡述，要求祕書進行撰寫。第三，配合協調領導工作。主要表現工作中領導進行問題的主導，抓問題的重要環節，具體的一些工作一般都有文祕進行完成。

2.2文祕人員具備文檔管理的要求。作爲一個文祕的人員是否能夠科學的、合理的進行文檔管理是很重要的，而且做好文檔的管理工作是確保整個中心工作正常運行的關鍵，目前機關的檔案管理工作一般都是機關的辦公部門進行管理，而且這些資料一般存放在管理室內，其中主要存放有公司的人事資料和檔案，爲工作中的需求提供了豐富的參考資料，因此，這項工作不單單是管理工作，更重要的是需要文祕人員的素養和能力，只有這些作爲前提，具備一定的.管理能力才能夠進行這項工作。

　　3、文祕工作者進行文檔管理的實施措施。

從今後的發展趨勢看，“文檔一體化”管理是機關檔案管理工作的大勢所趨。因此，要建立規範的“文檔一體化”管理模式，從多角度、多層次地爲整個社會提供檔案內容，更好地爲各項工作服務，必須做好以下幾方面工作。

3.1 強化“文檔一體化”管理意識。文祕工作是“文檔一體化”的基礎性工作，作爲文祕人員必須有較強的文書檔案意識，及時對文檔資料進行總結和歸檔，時刻提醒自己每天應該做的事情，強化自我意識。

3.2 強化“全過程管理”工作，樹立質量意識。不論文祕工作，還是文書檔案工作，首選要理順管理體制，建立完善組織機構，建立一支優秀的工作隊伍。每個環節的每個工作人員都要確立質量第一的觀念，明確各自責任，這是“全過程管理”的前提。

3.3 加強標準化建設。“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作

的標準化才能形成。不僅如此，“文檔一體化”建設不應只限制在傳統的文書檔案部門，還應擴展到各種職能部門產生的各種不同門類、不同載體的檔案領域，從而使各類文件管理系統都能與檔案管理系統通過接口緊密銜接，充分發揮“一體化”數據共享優勢。

3.4 加強職業隊伍的建設。對於一些機關來說，公司的檔案管理是一個文祕不能勝任的，需要一定的團隊來進行管理的，但是大多數的領導並不引起重視，而是讓一個沒有文檔管理的文祕工作擔任，這樣一來造成管理混亂和工作效率大大降低，因此，加強文檔管理人員的隊伍建設是檔案管理工作中重要的任務。

3.5 強化文祕部門文書立卷工作。文書立卷是文書處理工作的一個重要組成部分，是條理化、系統化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉處理的終點與歸宿。文書立卷的關鍵是要有計劃地做好平時積累，並進行分門別類的管理，這樣既方便平時查閱，又有利於年終立卷，並能保證文件材料的完整性。

3.6 做好協調管理。在文祕進行文祕工作和文檔管理的工作中經常出現問題交織的情況發生，導致整個工作無法正常進行。因此，文祕工作人員需要做好本職工作之外，協調好文檔管理的工作，一般做好協調管理不僅僅限於這兩方面工作，還需要做好部門協調、人事協調、領導協調等方面的工作。

3.7 加強電子政務和信息化化建設。只有規範文祕工作和文檔的管理，使兩者有機的結合在一起，依靠現代化的信息技術，實現網上辦公，儘快建立電子政務系統，按照國家相應的標準建立電子文檔管理系統，在辦公自動化的建設中，有機的將文檔管理與電子政務系統有機的結合在一起。通過現代化的手段，在確保電子公文高效、安全運行的同時，減少人工量，提高工作效率，避免重複作業。

　　4、結束語

文祕工作與文書檔案管理工作既是緊密聯繫的，又是相互獨立的。只有充分了解文祕人員與文檔管理工作的關係，從多方面採取措施，才能加強文祕人員與文檔管理的一體化。

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