檔案管理的論文範文

衆所周知，檔案的屬性有一般屬性與本質屬性之分。我國檔案界的傳統認識是將原始記錄性作爲檔案的本質屬性。近年來，檔案界又有人提出了幾種全新的觀點。筆者擬綜合這方面的 研究 情況作一簡要述評。

一、原始記錄性?吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是 歷史 的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”?①。應該說，這一認識是正確的。

然而查啓森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那麼“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那麼檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因爲不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在爲數衆多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②筆者認爲，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印製打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。

因此，打印件也屬於原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是爲了供衆多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行 社會 實踐活動附帶的產物，或者說它是 自然 形成的，而不是純粹人爲的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作爲實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照 法律 和行政法規的`規定，由上述單位自行管理”。

可見，同樣是原始記錄，並不 影響 我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。?也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那麼文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由於“文件與檔案記錄的 內容 相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬於同一事物。但是，有人據此認爲，既然文件與檔案本質屬性相同，那麼“文件與檔案屬於同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關係所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬於同一事物，是由於兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變 而恰恰是這種變化使得同一事物的 發展 呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但並不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、客觀記錄的歸檔保存性?查啓森同志對原始記錄性提出質疑，並進而認爲“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因爲檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但 問題 在於，歸檔並不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。

文書部門和業務部門的歸檔，相對於檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會徵集和蒐集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定爲檔案的本質屬性，那麼未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異於否定了檔案保管機構的徵集與蒐集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作爲檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案。