精選檔案管理論文

【內容提要】文件運動始終在矛盾的對立統一和物質運動的普遍聯繫之中，它階段性、螺旋式地向前發展，其過程與形式具有多樣性、不平衡性等特點。

【摘 要 題】文件理論

【關 鍵 詞】文件運動規律/階段性/螺旋式……

【 正 文】 文件（檔案）作爲一種客觀存在物，它與所有的客觀事物一樣，總是在一定條件下按照一定規律階段性、螺旋式地向前發展變化的。其階段性表現爲文件（檔案——下同）運動的週期性，其螺旋式表現爲文件運動週期的連續性與循環性。在檔案學研究中，其階段性特點已爲檔案學家發現並概括爲文件生命週期理論，而螺旋式特點則爲檔案學家們所忽略，近年來，國內檔案學者有所研究，但主張爲“文件運動的迴流形式”，其認識仍未超越文件生命週期理論。筆者認爲，文件運動的階段性和螺旋式正是文件運動微觀與宏觀的兩個互補性規律，並就此略陳管見。

一、文件生命週期理論作爲文件運動階段性質變的微觀規律，既是世界檔案實踐和理論的一般原理，也是各國檔案實踐和理論的個別結論 文件從現行——半現行——非現行是一個相對獨立而完整的運動過程，通常稱作文件生命週期，它是客觀世界物質運動階段性在文件運動中的一種表現形式。最早發現文件運動週期性特點的是美國檔案學家，最早形成理論成果的是英國檔案學者，該理論自20世紀50年代初誕生以來，經過半個多世紀的發展，現已相當成熟了。隨着經濟全球化和科技國際化的加速，各國文件、檔案工作實踐的發展，國際檔案界對該理論的認識和運用也顯現出求同存異的時代特性，即在不斷增強和擴大共識之時，也很重視與本國實際相結合，這一特徵既符合事物發展的客觀規律，也順應了世界多元化發展潮流。 首先，從文件生命週期理論的形成過程和運用範圍來看，它實際上是國際檔案界集體智慧的結晶。現代世界檔案學史表明，文件生命週期理論的實踐和理論源頭來自：20世紀40年代美國的文件中心和文件生命週期論述，正式提出則是由英國檔案學者在1950年第一次國際檔案大會上完成的，其後又經加拿大、阿根廷等國檔案學家的豐富和發展，纔不斷完善起來。作爲新的檔案工作實踐的.科學總結，文件生命週期理論不僅清晰地揭示了“文件”轉化爲“檔案”的階段性質變的基本規律與特點，而且普遍適用和作用於各國檔案工作實踐。儘管各國國情不盡相同，對該理論認識和接受的程度也參差不齊，但是，只要建立了檔案工作的國家大多受到這一理論的影響，這是不爭的事實。

其次，從文件生命週期理論的具體運用情況來看，各國又結合本國社會經濟制度、歷史文化背景與文檔工作實際，作出了不同的理解、反映和表達，又表現出一定的實踐與理論的個性。我國檔案學者在這方面的研究成果就很有典型意義，如20世紀的60年代初曾三從我國文檔工作實踐中發現的“檔案自然形成規律”，80年代陳兆＠①提出的“文件運動週期理論”，90年代何嘉蓀提出的“文件運動規律”等。這些中國式的文件生命週期理論，不僅具有我國檔案實踐和理論的特色，而且豐富了世界檔案學理論寶庫，爲文件生命週期理論更加國際化充實了新內容。

第三，文件生命週期理論的重大貢獻。文件生命週期理論雖然只是反映文件運動階段性質變規律的理論，但是，從半個多世紀檔案工作實踐和理論發展的實績來看，其貢獻是不可低估的。

一是理論貢獻，它對於深入研究和把握文件運動的週期規律、正確認識和處理文件與檔案對立統一的辯證關係、科學地指導文檔工作實踐，具有十分重要的理論意義。

二是實踐貢獻，它對於科學合理地組織文檔工作流程、切實有效地實行文檔一體化管理、促進文件向檔案健康有序的轉化，具有極其重大的實踐意義。

三是創新性貢獻，除包括上述兩大貢獻外，它還對進一步探索文件運動的基本特徵，拓寬研究視野和提高認識層次，爲發現文件運動的其他規律，奠定了基礎、創造了文件和提供了可能性，因此，檔案學界稱它爲20世紀檔案學史上“劃時代的里程碑”。