檔案管理的論文

企業要提高對財務檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，爲提升企業管理水平奠定基礎。以下內容是小編爲您精心整理的檔案管理的論文，歡迎參考！

摘要：隨着會計覈算手段的現代化，作爲會計工作成果的會計檔案，需要適應會計電算化發展的要求。如何提高財務會計檔案管理水平，提高會計工作效率，爲會計主體經濟管理提供完整、準確的信息，是企業會計工作面臨的新問題。

關鍵詞：會計檔案；電算化；對策

隨着市場經濟的發展，企業間的競爭日益激烈。企業競爭不僅是人才的競爭，同時也是管理水平的競爭。作爲經濟管理組成部分的會計工作，在經濟管理中的地位越發重要。會計檔案，是會計工作成果，是會計信息的原始依據。加強會計檔案管理，是搞好會計工作，提高企業經濟管理水平的重要基礎。

一、會計檔案的新特點

傳統會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計覈算資料，是記錄和反映經濟業務的重要依據。在企業實施會計電算化過程中，會計檔案形式發生巨大變化。會計覈算的數據資料，不僅有紙質載體，同時表現爲計算機的數據文件。會計人員的日常覈算工作，以及會計檔案的調閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現出許多新特點。第一，會計檔案存在形態多樣化。財務會計檔案資料，不僅有傳統的紙質載體，如票據、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質、光盤或優盤。不同形式的會計檔案，可以互爲補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的`使用更加便捷。傳統的紙質會計檔案數量多，佔用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數據的採集和分析查詢費時費力。網絡時代，通過電子商務，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統，容易修正、複製，便於攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的後顧之憂。

二、會計檔案管理的現狀與問題

（一）會計檔案管理重要性認識不足

會計檔案是會計工作成果，是會計覈算的歷史資料，是記載企業發展歷程的第一手資料。由於認識上的不足，會計工作只重視覈算階段，停留在對會計憑證的填制和審覈、賬簿的登記和財務報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命週期短，無法關注會計檔案管理工作。

（二）會計檔案的軟硬件建設滯後

會計檔案的數字化、電子化，需要有配套的軟硬件設備。會計檔案通過信息網絡，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應設施設備。一些單位尤其是小微企業因財力有限，在資金投入上受到限制，捨不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網絡化。會計檔案的軟硬件設施建設不能與會計電算化相協調，成爲會計全面的發展阻礙。

（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數據，安排專門人員進行拷貝(備份)存儲，進行會計信息的轉化，成爲磁性介質，或刻錄在光盤，這類信息獨立於原計算機系統。在會計檔案的備份、保管過程中，由於對檔案信息的再利用認識不足，很容易出現損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。

（四）會計檔案管理人員的業務素質有待提高

會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優化的過程，要依賴於檔案人員業務素質的提高。建設一支高素質的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎。一些單位的財務人員計算機專業素質和會計電算化專業知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務檔案的現代化。由於對會計電算化給會計工作帶來的優越性認識不足，利用不夠，會計檔案工作處於混亂狀態。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。

三、解決會計檔案管理問題的對策

（一）提高會計檔案重要性的認識

會計檔案是企業重要的經濟管理資料，是進行經濟分析的主要依據。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴格遵守會計檔案保管期限，到期銷燬。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網絡化無從談起，成爲無水之源。相關部門加強小微企業會計管理工作，對於是否有完善的會計檔案管理制度，要成爲會計工作考覈內容之一。

（二）加快會計檔案的軟硬件建設工作

會計的目標是及時準確提供會計信息，信息技術和網絡時代，爲會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業管理的重要組成部分，會計覈算數據是企業經營管理的重要信息資料，是企業進行經營活動分析、預測、決策的依據。企業要提高對財務檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，爲提升企業管理水平奠定基礎。

（三）完善會計檔案的日常管理工作

根據財政部發布的《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》規定，建立賬務數據和報表數據的備份工作。搞好會計電算化系統的安全性、穩定性工作，如計算機病毒的防範等。採用密碼管理和登陸制度，控制網上財務數據的讀取，建立防火牆，將企業會計電算化系統與外部訪問區之間的聯繫進行隔斷，限制外界對會計信息系統數據庫進行非法訪問。採用數據加密等技術手段進行網絡管理，防止數據丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。

（四）培養懂業務有技術的會計檔案管理人員

現代化信息技術，需要培養大量技術人才。會計部門要配備具有較高信息技術和網絡知識的專業人員，改變會計人員隊伍業務素質和知識技能單一狀況，滿足會計信息化建設的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術培訓工作，完善繼續教育工作。財會人員及時掌握新技術、新設備、新方法，提高運用信息技術和信息手段水平，爲會計檔案管理再上新臺階。

參考文獻：

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