企業檔案管理工作優化策略方案

一、當前企業檔案管理存在的問題

1.檔案信息收集不全面，保存不完整

在檔案管理中，信息收集不全面、不及時是企業檔案管理中最根本的問題。從檔案信息收集到信息入庫、保存，應當由檔案管理人員全方位負責。然而，目前大多數企業管理人員尚未做好檔案信息的收集工作，收集過程中仍存在很多問題：部分企業選擇紙質和電子版相融合的檔案信息記錄方式，導致檔案信息記錄混亂；企業人員和外來人員隨意調取檔案信息，甚至在已有的紙質檔案信息中亂塗亂改、隨意開窗；或只採用文字和數字的集合，沒有采用多媒體的收集方式等，均不能保證檔案信息的真實性和完整性。

2.檔案管理體系不完善

一個完善、專業的檔案管理體系是企業面對外界競爭的有力保障，而目前多數企業的檔案管理體系仍存在一些紕漏。如大多數企業仍在利用紙質檔案；檔案室設置比較簡陋，更有部分企業根本就沒有設立相應的檔案庫房；缺少專業的檔案管理人員，個別企業的檔案管理人員變動頻繁，更有甚者管理人員身兼數職，沒有嚴格按照企業相關制度確保檔案信息的安全性和準確性，檔案和文件材料的利用沒有頭緒或有些重要的.檔案文件材料根本沒有歸檔等等，使企業於無形中受到嚴重損失，同時也阻礙了企業的發展。

3.缺乏完善、專業的管理制度

企業對檔案管理不夠重視，是制約企業檔案管理工作科學化、創新化發展的根本原因。一些企業的管理者更多地注重企業經濟效益的提高，而忽視了檔案管理在提高企業經濟效益中的作用，使得檔案管理工作多流於形式。同時，一些企業的檔案管理人員自身也對檔案管理不夠重視，在具體工作中缺乏責任感和職業道德，使得檔案管理工作的失位現象日益嚴重，檔案“無用論”不斷蔓延至整個企業，導致企業發展邊緣化危機加重。

4.企業檔案管理信息化程度不足

雖然當前企業內部信息處理網絡較過去已經有了較大程度的進步，但是文件和信息傳輸信息化程度還不夠，這在很大程度上限制了企業檔案管理工作效率和質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立起完善的檔案管理信息系統，缺乏系統和技術支撐，即便一些企業建立了信息系統，但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善，這也同樣會降低企業檔案管理效率，制約企業檔案管理科學化、創新化發展。

二、優化企業檔案管理工作的科技建設和創新發展的策略

1.提高檔案管理人員的素質及領導的重視程度

無論是企業管理者還是檔案管理人員，都要轉變傳統的企業經營管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點之中，充分認識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。作爲企業的管理者，各級領導要發揮引導作用，與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來調整和完善企業內部檔案管理體系，同時也要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對檔案管理工作的資金投入，加強對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷提高自身的專業素質，加強與其他行業和領域的交流和溝通，學習先進的管理經驗，增強自身的工作責任感和創新觀念。

2.強化管理體系，完善管理制度

健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。在新的時代背景下，企業應與時俱進，積極構建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項，要遵循《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家標準，做到有法可依。同時，應強化檔案管理人員的法律意識，在人員更替時做好交接工作，並且保證不泄漏公司內部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴密性。

3.提升檔案的信息化水平，全面收集檔案信息

網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統實物保管方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別向以機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。利用計算機技術和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易於存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設和創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案數字化、科技化、信息化、創新化發展。

三、結語

信息時代的快速發展，要求企業檔案管理必須與時俱進，實現檔案管理科學化、規範化和創新化；必須轉變傳統觀念，提高企業對檔案管理的重視程度；必須強化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實現檔案管理的電子化。只有這樣，才能發揮企業檔案管理的最大效能，實現價值最大化，才能促進企業的可持續發展，才能爲社會進步和經濟發展做出最大貢獻。

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作者:杜克 單位:中國第一汽車集團公司