企業財務檔案管理制度

隨着社會不斷地進步，制度起到的作用越來越大，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含着社會的價值，其運行表彰着一個社會的秩序。那麼制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編爲大家整理的企業財務檔案管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。

第一章 總則

第一條 爲了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷燬等管理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規範化、系統化，特制定本制度。

第二條 財務部門是財務檔案的.具體負責部門，財務檔案管理工作分爲六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。

第二章 會計檔案管理

第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計覈算的專業資料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料。

具體包括：

1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其它會計憑證。

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附註和文字說明，其它財務報告。

4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊、銀行餘額調節表、其它應保存的會計覈算專業資料。

第四條 每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條 應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案櫃由專人負責分類整理，檔案櫃鑰匙由專人負責保管。

第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經批准後，可以提供查閱或者複製，並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員，不得在會計憑證上塗畫，不得拆封、抽換會計檔案。

第七條 財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者複製人的姓名、部門、日期、查閱內容、歸還日期等。

第八條 會計檔案的保管期限分爲永久、定期兩類。定期保管期限分爲3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條 會計檔案的保管期限，從年度終了後的第一天算起。

第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批准。

第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷燬：

1.編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

2.集團總裁、財務總監在會計檔案銷燬冊上籤署意見。

3.集團財務管理部負責銷燬會計檔案，財務總監與董事長辦公室人員共同監銷。

4.監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案;銷燬後，應在會計檔案銷燬清冊上簽字蓋章，並將監銷情況報告公司總裁。

第十二條 保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷燬。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務爲止。

第十三條 計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。

第十四條 公司分立，會計檔案由分立後的一方統一保管，另一方可查閱、複製與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業務相關方保存，並按規定辦法交接手續。

第十五條 公司合併，原單位形成的會計檔案應當由合併後的單位統一保管。

第十六條 公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第三章 年度會計報告及審計資料管理

第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。

第十九條 年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，註明名稱、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閱或複製，

第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。需經公司借閱審批流程批准，資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、部門、數量等，並由接收人簽字或蓋章。

第四章 資金類檔案管理

第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金週報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業務而簽定的合同及協議必須將原件整理歸檔。

第二十四條 資金類檔案的管理應執行公司保密制度。

第五章 預算檔案管理

第二十五條 預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

第二十六條 預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。

第六章 日常往來財務文件、決議檔案管理

第二十七條 日常往來財務文件分爲內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來文件。

第二十八條 日常往來財務文件應依據內容進行分類保存，如內部規章制度，審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。

第二十九條 公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔，以年度爲限，以前年度檔案需另行存放。

第七章 合同檔案管理

第三十條 依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。

第三十一條 按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。可在財務部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經批准後，可以提供查閱或者複製，並辦理登記手續，以影印件借出。

第三十三條 合同文檔須指派專人負責。

第八章 附則

第三十四條 本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。

第三十五條 本辦法經董事長辦公室批准後生效，自生效之日起開始實施。