談交通運輸檔案管理策略探索
交通運輸是現代化經濟活動的重要支撐,是服務於國家戰略、促進社會經濟發展的重要推手。交通運輸檔案管理,無論對行業的未來發展,還是保障單位的內部管理,均具有十分重要的意義。
談交通運輸檔案管理策略探索一、制度規範化
制度,是一切工作得以平穩、順利、高效開展的基礎保障。交通運輸檔案管理需要建立完善的制度規則,以規範工作行爲和提升工作效率。交通運輸檔案管理工作的核心是提升檔案管理的“實效性”,使檔案管理切實與單位發展相關聯,爲行業經濟助力。因此,制度建設應重視以下兩方面:其一,支持保障機制。具體來說,就是明確組織領導,落實管理責任制。領導要重視檔案管理的重要意義,在檔案部門基礎建設,乃至發展過程中給予有力支持,形成由內而外、從上到下的合力態勢。其二,考覈激勵制度。人才是最爲寶貴的資源,是檔案管理工作的重中之重。人具有社會屬性,遵循社會環境發展。同理,人才的引進、成長、壯大,離不開周圍環境的契合程度。爲此,爲了吸引人才、發展人才、壯大人才隊伍,就必須制定出合理的考覈制度。例如,考覈方式應具有多維度,從專業、社交、態度等多個方面給予員工客觀的考覈。又如,在考覈時間上,可採取定期、不定期混合進行,避免考覈流於形式。
二、信息化建設
推動交通運輸檔案管理的信息化建設,是改進檔案管理工作的重要途徑,以全面、深入、細緻的信息化設備及處理手段,代替原有的管理辦法及工作方式,不僅能極大提升檔案工作的效率,還能提升檔案管理的規範性、科學性及安全性。其一,應健全網絡系統。檔案管理的網絡系統指的是計算機數字化操作的綜合應用系統。具體包括服務器網、社會服務網等組合的網絡系統。系統建設中,要增加其他配套的輔助設備,完善硬件基礎,爲信息數據的交換、共享創造條件。其二,電子文件系統。隨着信息技術的發展,單一存檔的.電子文件方式將逐漸消失,取而代之的是幾個部門相互協作、共同管理的電子文件,由於依附於信息管理網絡,因而其穩定性很高,且能揚長避短、各取所需。其三,檔案安全機制。對於交通運輸檔案管理而言,信息化手段的收集、整理、存檔固然方便,然而網絡安全卻不得不防。爲此,需要建立檔案安全機制,提高網絡安全性,從而規避泄露的風險。
三、開發利用
交通運輸檔案管理工作應高度重視檔案的開發利用。深入挖掘檔案的內在價值,積極促進單位的發展壯大。事實上,從國家檔案資源管理的角度考量,閒置在館內的檔案資源不僅是一種極大的浪費,還不利於構建覆蓋全民的檔案體系。反之,積極開發利用交通運輸檔案資源,對企業或單位的發展計劃、工作安排、重點決策等方面,均有切實的促進作用。具體工作中,如何對檔案資源進行開發利用?其一,規範性收集。浩如煙海、汗牛充棟的檔案資源,不可能進行滴水不漏、面面俱到的開發利用。因此,相關單位在收集、整理、存檔交通運輸檔案時,應重視收集過程的規範性,也只有遵循科學合理的收集程序,才能確保檔案資源的完整性與配套性,保障所收集的檔案具備開發價值。其二,信息化手段。在當今信息大爆炸的時代,社會經濟的快速發展,科學技術的日新月異,無一不在影響着人們的工作方式和生活習慣。應善於運用新興技術手段,在基礎檔案數據之上,建立資訊與信息檢索系統,爲交通事業的發展提供數據支撐。
四、提高職業素養
提高管理者的職業道德,需要加強思想教育工作。在日常工作中,要重視檔案管理者思想上的溝通與交流,提高他們的思想認識,確保能嚴謹、認真地對待本職工作。思想教育工作不能“嚴防死守”,要重視交流的平臺、語氣、角度等因素,務求落實平等、尊重的原則。只要激發出檔案管理者的熱情,自然能將被動的工作轉變爲積極的探索。另外,加強業務學習。交通運輸檔案管理工作需要具備良好的專業處理能力及綜合素質。爲了更好地投身於檔案管理工作,管理人員需要摒棄傳統守舊的認知觀念,要以孜孜不倦的學習態度、勇於創新的實踐精神積極參與培訓活動。培訓活動或外出學習、交流,並沒有固定的方式方法。管理者可結合本部門的實際情況,靈活作出安排。例如,爲提高工作人員檔案鑑別、整理、裝訂等方面的能力,可組織參與市交通運輸局、市檔案局等部門組織的培訓活動。又如,爲了提升管理人員的法律意識,可制定年度學習計劃,定期開展關於檔案管理的法律講座等。
五、結語
作爲檔案管理者,要摒棄傳統守舊的思想觀念,以開放宏博的時代精神及勇於創新的品質,加強檔案管理的信息化建設。相關單位及工作者,要在實踐中不斷探索,以此挖掘交通運輸檔案的實用價值,爲提高檔案的管理及利用開拓出新的途徑。
作者:張天琪 單位:隆化縣交通運輸局
參考文獻:
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