碎片時間管理與利用
越來越多的職場人發現,工作時間變得零碎起來:查看郵件時不由自主地上網“衝浪”;碰上個“極品”客戶難以遏制發微博的衝動;正想打業務電話人事部門卻讓填表格;好不容易排除干擾想工作了,卻又不得不去修理“罷工”的打印機……
“時間碎片”自己製造出來的
李忻然準備在上午趕完一份報表,並打幾個電話覈查一下數據。她正按着號碼,“嘀嘀……”QQ上中學同學陳杰的頭像閃了起來,說是商量下週同學聚會的相關事宜。於是,兩人在QQ上你來我往,一會是笑臉,一會是鮮花,本來一個電話就能解決的事,再QQshang卻聊了半天還沒過癮,不知不覺竟然快到午飯時間了。
看着桌面上沒有完成的報表,李忻然直犯嘀咕:怎麼回個信息,就耽擱了一個上午?
爲了接收客戶的模板,張亮一早就上了QQ,可幾百兆一時半會兒也下不完,於是就順便瀏覽新聞;可瀏覽網頁不免影響下載速度,模板傳了幾個小時,傳來之後又因爲格式問題不得不下載軟件,再加上午飯時間,到真正打開模板已經過了5小時。後來跟客戶溝通後才知道,兩家的辦公樓只差500米,直接取樣絕對快多了。
何麗是一個“微博控”,碰上什麼新鮮事,總是忍不住拿出手機發微博。剛開始,她還爲創意工作中這種難得的頭腦休息感到振奮,甚至覺得勤發微博給了不少靈感。但她很快就發現:“微博本來是利用碎片時間,現在則是在製造時間碎片。”
工作中,無論你多麼謹慎地安排工作,總會出現這樣那樣的“時間碎片”:乘坐的公交車晚點你只好耐心等待;開會時有些同事遲到你又得等着;正處理郵件突然遭遇網絡掉線你還得等……
管理“時間碎片”的有效幾招
作爲時間管理專家,某檢驗檢疫機構高級協調員沈敏吉表示:“目前,大多數白領工作環境相對寬鬆,可以自由上網、聊天,時不時彈出的QQ、MSN消息,很容易打亂工作節奏,很少能長時間集中注意力,導致工作效率低下。”
所以,在web2.0工具氾濫的今天,杜絕“碎片時間”是找回工作效率的首要辦法。
沈敏吉建議:職場人可以從以下幾點開始做起。首先,上班時間儘量不開QQ、MSN。其次,每天上班的前一兩個小時是精力最集中時段,保證用這段時間去處理最重要的工作。再次,一個問題如果用QQ、MSN三句話無法解釋清楚,就直接用電話溝通。最後,兩分鐘內無法完成的臨時任務,如果不是緊急就延後,先解決當務之急。
而張亮則從技術上給琢磨出了杜絕“碎片時間”的`方法:
首先,管理QQ、MSN等聊天工具,屏蔽無關的QQ羣消息,公司內部溝通時儘量採用RTX,同時在任務欄中隱藏相關圖標。
其次,堅持用手機看微博,時間固定在上班前、下班後或午休時間。
再次,可以用Google reader訂閱源,訂閱感興趣的資訊,省得隨意上網瀏覽。這些信息了利用午飯後的半小時快速瀏覽,對於重要的文章進行標記,或者存在IE收藏夾的臨時文件夾,等空閒時段再閱讀。
最後,工作或私人郵件用Formail、live-mail等工具架設,設置爲5分鐘自動收取一次,有新郵件時給出提示,避免登錄幾個郵箱網站查看浪費時間。
既然無法避免不妨主動利用
無論如何規劃,總有一些“碎片時間”無法避免。沈敏吉建議,既然無法避免,不妨主動利用。“碎片時間”最適合用來處理瑣碎事務,每天可以事先在記事本或手機上做記錄,記下需要打的非重要電話、購買的小物品、查詢的相關資料等,並按完成時間進行分類。之後一旦碰上“碎片時間”,那麼只需要拿出這個記錄直接照作就行。
李忻然也有自己的小竅門:她常常會預估碎片發生的情況,如果是經常遇上的“碎片時間”,那麼她會安排同時做兩件事。比如,她要打電話覈實數據,這肯定需要頻繁地進行來回溝通,在幾段等待對方回覆電話的時間裏,就抽空去做一部分報表,或者分類整理一些單據。何麗的方法使是儘量集中辦事,比如她這一天既要開會又要拜訪幾位客戶,那麼她會是把拜訪客戶安排在一起,完成後再開會。
沈敏吉指出,其實無論什麼方法和竅門,關鍵是樹立起利用“碎片時間”的意識。某種程度上,時間被碎片化是現代社會一個不可逆轉的趨勢。對職場人而言,誰能利用好“碎片時間”,誰就能在工作中脫穎而出。
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