公司合同歸檔管理流程
作爲一家公司,不管是上市企業還是小公司,都需要一個正規的公司管理制度,更需要一個專門對於合同的管理制度,首先我們得了解合同管理是什麼,當我們瞭解了合同管理之後,才能對合同歸檔管理流程作進一步的瞭解。今天就跟隨小編來看一下公司合同歸檔的管理流程。
一、 合同歸檔管理流程有哪些
1、合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔,檔案管理一般爲法務部門或行政部門。爲保穩妥,建議企業每個合同至少應留存兩份原件,並分別放置兩個地方獨立留存。
2、合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同彙總,共同完成登記工作。有些企業僅登記合同中的收、付款信息,這是遠遠不夠的,登記應至少包括對方主體信息、主要項目內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。
3、合同歸檔之前進行掃描,留存合同電子版,做到紙質文件與電子文件的統一。日後非必須使用原件時,查詢電子版本即可。
4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行彙總,方便日後查詢。彙總的信息應包括客戶主體信息、聯繫方式、業務成交過程中的重點注意事項等,爲日後客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。
5、建立客戶評價系統。每簽署一份並執行完畢的合同,請客戶對本企業進行評價,以收集自身企業在合作過程中的不足,並進行對應的完善改進工作。
6、定期對合同進行彙總、整理,從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經紀公司中,可以按照藝人進行分類,這樣可以彙總每位藝人的業務收支情況、經紀事務發展情況,給每一個藝人團隊的發展提供數據支持;可以按照業務類型分類,這樣可以彙總公司的版權收入、演出收入、製作支出、造型支出,給公司老闆在日後平衡總體收支提供參考;還可以按照經紀業務來源分類,這樣可以看出業務的.來源是哪裏,能夠促進銷售體系的完善。根據每個企業情況的不同,可以靈活的、多維度的進行彙總、分析,通過合同來反映企業的經營狀況進而調整公司經營策略。
二、 合同歸檔管理的目的
合同歸檔管理是企業管理的一項重要內容,也是企業爲維護自身的合法權益而採取的必要手段。搞好合同歸檔管理,對於公司經濟活動的開展和經濟利益的取得,都有積極地意義,爲加強合同歸檔管理,避免失誤,提高經濟效益。
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