公司合同管理流程
公司的經營管理行爲除了內部的會議、指示等之外,有很大一部分都體現爲合同行爲,尤其是公司與外部的市場主體就投資、合作、買賣、服務等開展的經營行爲都必須藉助合同來約束和規範。因此規範合同管理流程,約束合同行爲,對於防範法律風險,提升公司管理水平,促進公司健康發展有着不言而喻的重要意義。下面我們一起來看看公司合同管理流程,歡迎閱讀。
一、合同行爲及管理流程概述
公司的內部的合同行爲合同管理流程主要包括:合同文本草案的提出、審覈、確認、簽署、執行與存檔等環節與行爲。
一般來說,合同管理流程由業務經辦人發起,由其負責提出或起草合同草案,同時對該合同行爲的相關情況進行說明;然後交由公司業務主管經理、公司法律顧問或法務主管分別對合同文本進行審覈並出具意見;公司法定代表人或經其授權的其他負責人綜合上述意見,確認合同的最終文本。
經負責人確認的合同文本,根據具體情況,由業務經辦人提交給合同對方,或由公司領導簽署;合同文本提交對方後,對方若有修改,一般應視爲新的合同,需按上述流程重新審覈。
最終未簽署的合同文本由公司領導決定留用或返歸業務經辦人。
已簽署的合同,應由公司合同管理人員統一負責存檔管理;業務經辦部門和經辦人依照已生效的合同,嚴格執行,完成公司業務。
二、合同的提出
合同的提出行爲是整個合同管理流程中的發起環節。業務經辦人是發起環節的承擔者。業務經辦人根據公司業務的需要以及主管領導的指令,發起合同行爲,提出合同文本,提交部門負責人審覈。要指出的是,合同文本的提出不僅指業務經辦人自行負責起草合同文本的行爲,還應包括合同對方提出合同文本的行爲。
業務經辦人在提出合同前,應按照公司相關業務規範和業務慣例進行充分的市場調研,必要時需經過公司的詢價、或招投標等決策程序。
對於合同對方提出的合同文本或自行負責起草的文本,業務經辦人應重點關注:合同雙方、合同標的、價款與支付、違約責任等主要條款與結構是否完備,雙方權利義務是否對等,用詞是否準確一致。
爲提高整個合同行爲和管理流程的效率,業務經辦人將合同草案提交部門負責人審覈時,應同時將合同對方的主要情況、合同的目的、與核心內容、可能的風險予以說明。
三、合同的審覈
對於合同文本,負有審覈責任的業務主管、法務主管或法律顧問人應分別從交易的`可行性和合理性、合法性、可能的風險、成立與生效、違約後果以及文字內容等予以全面審覈,並簽署明確的書面意見。
業務經辦部門負責人、公司主管經理審覈合同,必要時應徵詢包括財務門在內的公司其他相關部門意見,業務經辦部門負責人且應針對合同條款覈實有關市場信息。
重大合同的簽訂,事前均需有法務主管或法律顧問的審覈與意見。
審覈的最後環節是公司負責人的確認。依流程審覈確認的合同文本纔可提交對方或簽署。
四、合同的簽署
合同須經公司法定代表人或其授權的負責人簽字並蓋公章,方能成立。
公司法定代表人可根據公司管理制度、業務特性和業務規模,對某些特定合同的簽署權利授予其他負責人;該授權應以書面文件爲據,授權文件應明確授權事項(合同類別)、授權時限等。
五、合同的執行與存檔管理
對於已簽署的合同,業務經辦人和部門應認真關注合同生效條件、生效時間,及時依照生效合同,實施相關業務。
在執行合同過程中,業務經辦部門和經辦人應關注市場、公司和合同對方可能的重大情形變更,及時提出應對方案;若對合同條款進行必要的變更,應視爲新合同行爲,需流程進行相應的審覈和管理。
公司應指定專人負責全公司所有合同的管理,已簽署合同原件統一歸公司合同管理人員存檔;合同複印件,根據情況需要留財務部和經辦部門,部門負責人負責本部們的合同管理。
對於已簽署成立的合同,合同管理人員應依次按照合同主體、業務類型、簽署時間、生效時間、是否履行完畢等標準進行分類歸檔;合同管理人員對合同的外借、查閱應進行登記。
建立合同管理臺帳,並及時更新相關信息。除了反映上述合同主體、業務類型、簽署時間、生效時間等信息外,合同管理臺帳還應包括:合同主要內容、合同價款(金額)、履行進度、簽署人等;年底應向公司領導提交該年度公司合同管理臺帳及說明報告。
公司各部門應將合同執行情況定期彙總至公司合同管理人員,並由其根據合同原件對公司各部門的合同執行情況進行總結和分析,形成書面報告,報公司領導審閱。
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