案例:試用期員工的溝通管理
小C加入A公司快三個月了,職位是編輯,有時候他也 以"公司記者"的身份去採訪公司員工、撰寫稿件和策劃公司內刊。一天,部門經理找到人事經理,決定終止小C的試用,理由是他經常“選題不好”,“思路不清 晰”,“文字表述都有問題”等等。按公司慣例,人事經理都要通知當事人談話。
出乎預料的是,談話一開始,小C就抱怨聲聲,覺得處理太突然。一是“自己做得不錯,上了那麼多稿子”;二是“我們主編從來也沒說過 什麼”,“快轉正了才說我不行,太不公平”。
小C最終還是離開了公司,可留下了深深的思考……
一般來講,新員工自加入某個“組織”(organization)起,無論對團隊還是對具體的工作崗位,他都充滿了期待和希望,並 “摩拳擦掌”。“人事圈兒”裏有這樣的說法,試用期中的員工是“表現最積極、最努力的員工”。在這段新鮮、敏感的時期裏,即使是再有工作經驗的員工,面對 完全陌生的環境和人,也需要“呵護”式的溝通與指導;而這種溝通與指導,應該是由員工的直接上級和HR有關人員主導的。從小C的上述遭遇我們不難診斷 出,B公司在管理溝通環節上出了問題。
所謂“管理溝通”(managerial communicantioin),是指在組織內部管理人員通過“發出信息到接受信息再到反饋”的行動過程,來完成“計劃”、“組織”、“領導”等目標 性工作。在實際工作中,針對試用期中的新員工的考覈和觀察,也是通過管理溝通的形式來實現的。爲了完成我們自己的“溝通目標”,不妨從以下“六確定”進行 考慮和執行:時間的確定假設員工的試用期爲三個月,正式溝通的次數應以三次爲好。一是管理人員能起到“隨時提醒”的作用,二是組織給了新員工可能的“改正 機會”。員工受到關注和無人理睬,是截然不同的。需要注意的是,約談時,管理人員要尊重新員工的已有日程安排,切忌“強令指定和破壞”,因爲“彼此尊重是 有效溝通的基礎”。
地點的確定要選擇合適的地點,避免在公共區域,單位裏的會議室是最佳的.選擇。有的管理人員願意選擇自己的辦公室談話,覺得自己方 便,但這勢必給新員工一定的“壓迫感”,因爲那裏畢竟是“你的勢力範圍”。會議室處於“中間地帶”,雙方都會覺得公平。會議室請事先訂好,免得談話中有不 必要的“干擾”和“中斷”。
人物的確定直接上級和新員工直接對話,具有實效性和針對性。HR的主管作爲第三方,也可以參加(亦是人事部門瞭解具體情況的良 機),管理強度也增加了。
內容的確定對於考覈和談話的內容,要從“知識、技能、態度、需提高”四個角度考慮,最好用考覈表(比如叫〈試用期員工考覈表〉)來 作備忘記錄(此表格的設計可依具體情況制定,此文略)。當然,新員工來的時候都應知道自己的職責和工作目標,用打分的方式就很容易看出“需提高”的部分。 除此,員工的個人生活困難也應涉及,並設法協助解決。
評語的確定和新員工溝通的評語,要本着“公平、公正”的原則來確定。對於“要提高”的部分,管理人員一定要明確指出,而不能有半點 兒的含糊。
雙方(或三方)要在《試用期員工考覈表》上簽字、認可,同時各留一份保存,以備後用。
跟進的確定這個階段,和前面的溝通動作是連貫的,主要是對新員工繼續指導和觀察,是再次溝通、面談的轉承部分。 “解決問題的方法是不斷做事”,通過做事,才能不斷修正方向並提高管理水平。
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