合同檔案專用管理方法
爲進一步規範合同檔案管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化,特制定本辦法。
一、 本辦法所指的合同檔案是公司在日常經營業務中形成的各種協議、合同文本。
二、 合同檔案管理原則
1、 合同檔案相關資料應及時根據編號規則進行編號入檔,至少留存一份原件交由合同商務部妥善保存 。
2、 合同資料的保管應注意確保合同資料的`完整、齊全,提高合同的有效利用。
三、合同文檔的編號規則:
1、合同號分四級進行編號,第一級爲本公司縮寫“LXG”。
2、第二級爲合同檔案簽訂的年份。
3、第三級爲相關合同檔案的分類縮寫。包括SG-施工、SB-設備、BG-辦公設備、DH-訂貨、FW-前期服務、QD-清單、QT-其他。如另有超出現有分類縮寫的合同文檔類型再進行新分類縮寫的添加。
4、第四級爲每個年度內所簽訂合同的連續編號。
四、合同文檔電子版的管理:
1、按每一具體項目進行合同文本保存的分類工作,同一項目內的合同檔案資料放入同一合同文本中。
2、建立合同統計表,按合同編號順序排列。
3、建立合同支付情況臺帳登記表,每個月初根據財務部的上月支付情況表,詳盡記錄合同的實際收支情況,標識合同執行進度。
4、建立本部門合同收發登記表,對合同文本的實際收發情況執行人進行簽字登記,以規範合同文檔的收發記錄管理。
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