加強電子檔案的管理和做好電子檔案的利用

加強電子檔案的管理做好電子檔案的利用

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對於電子檔案的管理工作成爲檔案管理部門面對的一個重要課題。隨着信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由於管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是爲了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關於電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作爲檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可爲利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決於檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對於大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作爲檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。

1.加強電子檔案管理，有利於節省人力物力。？在傳統檔案管理中，由於檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但爲歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利於節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以後，就可把按“卷”立卷歸檔，改爲按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。？

2.加強電子檔案管理，有利於提高服務質量。？檔案管理的目的是爲使用者提高便捷高效的.服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利於提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，爲讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

3.加強電子檔案管理，有利於滿足多樣化需求。 隨着社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因爲對信息保存的多樣性，逐漸成爲了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有着密切的聯繫，隨着社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利於滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由於電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的複雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，並從多個角度展開工作。

1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更爲及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，並做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

2.規範檔案利用方式，避免不可挽回損失。 電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，並且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。採用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，並對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由於誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。 所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點採取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，纔不會造成人、財、物力的浪費，並且實現對重要信息的完整保存。

4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由於提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的複雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的製作者和管理人員的責任心，使他們養成忠於職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而複雜的工作。爲了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用着眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處於可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。