電子檔案的整理保護建議

一、 電子 檔案的整理

目前 ，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，爲了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

１、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便於按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。爲了確保文書電子文件組盤統一規範，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤後，檔案人員應以統一的數據庫結構和規範命題，並建立文書檔案盤內文件目錄，便於 計算 機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入 網絡 ，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查後，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然後進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限範圍內進行查詢。

２、 科技 電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然後再按項目歸檔。

Ａ．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規範的`紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，並按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

Ｂ．設備檔案。 企業 引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向 發展 ，國內設計院設計的產品也逐步實行了ＣＡＤ設計，而且企業的總圖管理也採用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件 內容 說明和注意事項。

３ 會計 電子文件整理

Ａ．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資彙總表，並列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作爲財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

Ｂ．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啓用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啓用日期，負責人、主管會計、審覈、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、 電子 檔案的保護

由於歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作爲新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利於歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

１、軟磁盤的保護

Ａ、統一軟盤的規格，使用３．５寸高密盤保存。

Ｂ、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接 影響 到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近１０年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。 目前 市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

Ｃ、規範保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫溼度適中的環境裏，環境空氣相對溼度控制在４０％一５０％，溫度控制在１４-２４℃。

Ｄ、加強病毒防範。要求各業務部門加強 計算 機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，並將磁盤經常置於保護狀態。

Ｆ、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名後再歸檔保存。

Ｇ、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便於長久保存。

２、光盤的保護

Ａ．規範排放和使用。光盤的存放應置於盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

Ｂ．保持良好的溫度、溼度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮溼會使光盤片基黴變。爲此光盤存放的溫度宜控制在１４－２４℃，相對溼度４０％-６５％。

Ｃ．注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極爲敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期複製是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每２年，光盤每５年轉儲一次，轉儲後的載體與原載體同樣編號保存。