出納檔案的三大整理方法
(1)分類
出納檔案應按經濟業務的性質和本單位的財務管理要求進行分類,一般應與本單位的會計分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時,應當對一些無效或不需用的單據進行刪除。
(2)裝訂
由於原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類後應加以裝訂,以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時,應當注意檔案厚度以便於使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時應加以裝訂並編齊頁碼,對不宜裝訂的應當連號存裝,防止散落;對於採用財務軟件記賬的單位,其打印出的`紙質會計檔案必須裝訂編號;對於具備採用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,並報財政部、國家檔案局備案,保管時採用連號編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊
時於裝訂完畢的出納資料,應當立捲成冊,啓用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經辦人員等詳細內容,並加蓋單位公章和經辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調的是,出納賬簿在更換新賬簿後,應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理,對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的,應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪後類似活頁賬)或卡片式輔助 賬的單位,對於活頁式或卡片式賬,在歸檔時必須縮齊頁碼,加以裝訂,並要像訂本賬一樣加上扉頁,註明單位名稱、所屬時期、共計頁數和記賬人員簽單等,並加蓋公章。
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