如何快速整理會計檔案
對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容,是保存、利用會計檔案的前提,會計機構和會計人員必須認真對待,努力做好。
(1)會計憑證的整理。
會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎工作規範》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固,妥善保管,便於查閱。
整理會計憑證,首先,要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全,並根據記賬憑證分類。記賬憑證一般分爲現金收、付款憑證,銀行收、付款憑證,轉賬憑證,共三類五種。根據不同的種類,按時間或按順序號逐張排放好。其次,整理記賬憑證的附件,剔除不屬於會計檔案範圍和沒有必要歸檔的一些資料,補充遺漏的必不可少的 覈算資料。再次,清除訂書針、曲別針等金屬物。最後,將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好後,應按照有關規定的要求,認真做好會計憑證的裝訂工作。
(2)會計憑證的歸檔。
首先,要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事後查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次,填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上“×年×月憑證”和案卷號。再次,將裝訂好的憑證入盒,由專人負責保管。
(3)會計賬簿的`整理。
年度終了,各種賬簿(包括倉庫的材料、產成品或商品的明細分類賬)在結轉下年、建立新賬後,一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。首先,將活頁賬按頁碼順序排好,加封面後裝訂成本。然後,將各種賬簿按照會計科目順序排列,據以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關內容要寫全。
(4)會計報表的整理。
會計報表一般在年度終了後,由專人(一般是主管報表的人員或財會機構負責人)統一收集、整理、裝訂,並立卷歸檔。平時,月(季)度報表,由主管人員負責保存。年終,將全年會計報表,按時間順序整理裝訂成冊,登記會計檔案(會計報表)目錄,逐項寫明報表名稱、頁數、歸檔日期等。經會計機構負責人審覈、蓋章 後,由主管報表人員負責裝盒歸檔。
(5)其他會計資料的整理。
其他財會資料,包 括年(季)度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經濟合同,也應隨同正式會計檔案進行收集整理。但是,這部分資料不全部移交檔案部門,有的在一個相當長時間內,由財會部門保存。這就需要認真篩選,把收集起來的這些資料,逐件進行鑑別,將需移交檔案部門保管存放的, 按要求另行組卷裝訂,而後移交檔案部門。
會計檔案的整理要規範化。封面、盒、袋要按統一的尺寸、規格製作,卷脊、封面的內容要按統一的項目印製、填寫。要做到收集按範圍,整理按規範,裝訂按標準。
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