會計檔案管理制度
導語:爲了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,歡迎閱讀原文了解!
會計檔案管理制度
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計覈算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關人員,嚴格按照《會計人員工作規則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查覈對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和泄密。年度的`會計資料歸檔時間爲次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱後近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經公司領導批准,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,並要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經公司領導或財務部負責人批准後方能外借或複印,並辦理有關手續,外借期間不得轉借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限,根據其特點和使用價值,分爲永久、定期二類,定期保管期分爲三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷燬時,由會計檔案管理人員提出銷燬意見,由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷燬清冊,報上級方管部門批准後執行銷燬。銷燬時應派人監毀,並在銷燬清單上簽名或蓋章。應保存的資料,按上級有關規定執行。
11、由於單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續,並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合併單位和建設單位完工後,會計檔案應隨同單位的全部檔案一併移交指定單位,並按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時,由老單位根據帳面數編制財務移交表,雙方簽字作爲新建單位建立新帳冊的依據,原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
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