關於檔案本質屬性研究簡評論文

衆所周知，檔案的屬性有一般屬性與本質屬性之分。我國檔案界的傳統認識是將原始記錄性作爲檔案的本質屬性。近年來，檔案界又有人提出了幾種全新的觀點。筆者擬綜合這方面的研究情況作一簡要述評。

一、原始記錄性?

吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”?①

應該說，這一認識是正確的。然而查啓森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那麼“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那麼檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因爲不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在爲數衆多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”?②?

筆者認爲，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印製打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬於原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是爲了供衆多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人爲的結果。”?③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作爲實物檔案看待。”?④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，並不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那麼文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由於“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”?⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬於同一事物。但是，有人據此認爲，既然文件與檔案本質屬性相同，那麼“文件與檔案屬於同一概念”?⑥。其實，這是對文件與檔案關係所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬於同一事物，是由於兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變 而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但並不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點

二、客觀記錄的歸檔保存性?

查啓森同志對原始記錄性提出質疑，並進而認爲“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”?⑦?這一認識似乎是正確的，因爲檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在於，歸檔並不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對於檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會徵集和蒐集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定爲檔案的本質屬性，那麼未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異於否定了檔案保管機構的徵集與蒐集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作爲檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”?⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作爲檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的

三、信息性?

隨着信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，於是劉建平同志便認爲“檔案的`本質是信息”?⑨

當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因爲“檔案學界一般都認爲，檔案是其原始內容和原始載體的統一體;檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須藉助於物質載體，而且這種載體純粹是爲了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”⑩張輯哲同志也指出，“由於信息這一概念外延極大，因此僅僅認爲檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止於這一水平是極爲膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾?

應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因爲信息可分爲社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬於派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的

四、非現行性?

傅榮校同志認爲，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由於檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由於其功能——作爲實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿?

很顯然，這一認識是依據文件生命週期理論而得出的。文件生命週期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分爲現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由於我國不存在半現行文件這一概念，於是該觀點持有者便將文件劃分爲現行文件和非現行文件兩種，且認爲“非現行性是檔案區別於現行文件的唯一本質屬性。”⒀?

筆者認爲，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因爲國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件。”⒁非現行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件。”⒂而我國一般認爲文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念並不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命週期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認爲，由此而認定檔案的本質屬性是非現行性也是不妥善的

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在着不足。