辦公室接待人員的禮儀
1、早做準備,保持辦公室優雅環境
辦公室平時也應保持優雅、整潔的環境。如有客人來訪,則更應保持較高水平的工作條件。客人來訪,一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息後,應告知有關部門早做準備,把辦公室收拾得乾淨利落。窗戶要明亮,桌椅要整潔,東西要整齊有序,空氣要清新。冬季要溫暖,夏季要涼爽。茶水早備好,對有的客人還可備些水果。如果來客較多,或客人規格較高,來訪的目的又比較嚴肅,也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做準備,以迎客人。
2、準備好有關材料
客人來訪前的準備工作,除了接待場合(辦公室或會議室、會客室)精心佈置外,還有一項重要任務就是材料的'準備。客人來訪,是參觀本單位某某部門,還是瞭解、考察某項工作?是商洽某方面的問題,還是研究相互合作事宜?務必做到心中有數。有關客人來訪的目的,一般對方早已提前告知,應根據雙方商定的會談事宜,或客人的請求,讓有關人員早做準備。需要什麼數字、情況、資料,事先提供出來,該打印的打印,該論證的論證,該先拿出初步意見的先統一內部口徑。省得客人來後現找現查,或無法表態,顯得被動。
3、工作人員禮貌接待
客人到來,要抽調若干工作人員進行接待。接待的工作人員,有的是服務、禮儀接待,比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等;有的是工作需要接待,比如參加會談、介紹情況、參與商討等。無論負責哪方面的工作人員,都應衣着整潔,走路輕盈,儀態大方,待人彬彬有禮。在與客人會談過程中,無關人員應自動退避。至於禮儀、服務人員,應定時敲門而進,倒茶續水,取換毛巾,進行熱情服務;但服務不應影響主客雙方會談,要保持現場的安靜。服務完畢應輕輕退出。
4、送客
若客人辦事已畢要走,一定要送別。辦公室相關人員也要隨之送行。客人若自備車輛,工作人員可早些通知司機(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回,需要早做車輛安排,勿使之久等。可視情況,決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話:“歡迎再來”、“歡迎常聯繫”、“接待不周,請多原諒”等。
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