職場的接待禮儀程序
1、瞭解情況
如前面提到的瞭解來訪對象、來訪人數、男女比例、職務級別、客人的日程安排、到達日期、所乘車次等。
2、食宿安排
在客人尚未抵達前就安排好食宿,根據客人的民族習俗、身份及要求等,本着交通便利、吃住方便的原則,制定具體安排計劃。要注意食宿環境的整潔、安靜,房間設備是否齊備,服務質量是否滿意等。
3、迎接客人
事先根據來賓的'身份、地位、規格及本單位的具體情況制定接待規格,一般客人可由業務部門或辦公室人員去車站(機場、碼頭等)迎接,重要客人應安排有關領導前往迎接。迎接時應率先向來賓握手致意,表示歡迎。
4、安頓客人
客人抵達後,應先安置其休息。如果是本地來賓,可在單位會議室或接待室稍作休息,並提供茶水等;若是遠道而來的客人,應先把客人引進事先安排的客房休息。
5、協調日程
客人食宿安排就緒後,對一般客人可由接待人員出面協調活動日程。對重要客人,應由領導出面進一步瞭解客人的意圖和要求,共同協商活動的具體日程。最後根據確定的活動內容、方式等印發活動日程,並分發至每一個客人手中。接待人員向來賓告別前,應把就餐地點、時間告訴客人,並留下彼此的聯繫方式,以便隨時聯繫。
6、組織活動
按照日程安排精心做好各項工作和活動,對客人提出的意見要及時向領導反饋,客人提出的要求要儘可能滿足。
7、安排返程
瞭解客人離程時間後,要及早預定機票、車船票,安排送行人員和車輛。到達車站(機場、碼頭)後,要妥善安排好客人的等候休息,等客人登車(機、船)後方可離開。
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