職場郵件禮儀方面的新問題
現如今,可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業人士,還擁有使用公司域名的郵箱。職業人士的利用公司郵箱發送郵件與私人信件有着很大區別,存在着職場郵件禮儀方面的新問題。據統計,如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封,但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的信息提供給需要的人。
寫Email就能看出其人爲人處世的態度。你作爲發信人寫每封Email的時候,要想到收信人會怎樣看這封Email,時刻站在對方立場考慮,將心比心。同時勿對別人之回答過度期望,當然更不應對別人之回答不屑一顧。
RD3721爲您整理出了史上最完整版本的職業電子郵件中禮儀問題,希望能給您的工作帶來幫助!
關於主題
主題是接收者瞭解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。
1.一定不要空白標題,這是最失禮的
2.標題要簡短,不宜冗長,不要讓Outlook用…才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”
4.一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理
5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的.字眼。
6.回覆對方郵件時,可以根據回覆內容需要更改標題,不要RERE一大串。
關於稱呼與問候
1.恰當地稱呼收件者,拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰都用個“Dearxxx”,顯得很熟絡。
2.Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”,中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。
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