辦公文祕人員必須掌握的電腦技巧

　　一、紅頭文件的製作及標準

1、進行頁面設置

選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附籤，上：3.7釐米　下：3.5釐米　左：2.8釐米　右：2.6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附籤，“字體設置”，“中文字體”設置爲“仿宋”;“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”;將“每行”設置成“28”個字符;“每頁”設置成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字爲標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2、插入頁號

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置爲“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設置爲“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置爲全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;並將頁碼字號設置成“四號”;字體任意;奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。

3、發文機關標識製作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這裏來設置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤，“高度”設置成“2cm”;寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。

選擇“文本框”附籤，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要儘量充滿該文本框，這樣，寬爲155mm、高爲20mm、距上25mm的紅頭製作完成。

4、紅線製作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這裏進行設置。選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設置爲“紅色”;“虛實”設置爲“實線”;“粗線”設置爲“2.25磅”。選擇“大小”附籤，“寬度”設置爲“15.5cm”。選擇“版式”附籤，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。

5、文號製作

平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字體;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將光標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞製作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設置爲“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然後單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

1.依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附籤，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

2.製作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：

標 題——二號小標宋字體，居中顯示; 主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;

正 文——三號仿宋字體;

成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的`輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。

文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。

　　三、用Word製作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置爲“無填充色”，線條寬度爲2磅，顏色爲紅色，“疊放次序”爲“最底層”。

2、編輯文字

在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容後設置字體、字號，然後用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，並放在已經畫好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。並把藝術字設置成紅色。

3、插入五角星

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然後在文檔中畫出一個大小適合的五角星，並設置成紅色，移動到圓中合適的位置，然後選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就製作出來了，要用時複製一個到目標處，是不是很正規啊!

但是，用Word製作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防僞功能，別人不能仿製，這時候，我們可以用辦公之星來製作可以防僞的電子公章。

製作可以防僞的電子公章

在辦公之星中，製作公章就簡單得多，直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設置好印章的參數時，在文本中就可以看到印章的情況。

特別的是，軟件對生成的印章有對應的數字防僞標識，你還可以給印章設置密碼來進行保護，防止非授權的編輯。

當要查看印章的真僞或對印章進行修改、複製時，可以右擊印章，出現“印章密碼”對話框，要求輸入正確的密碼，同時顯示印章的數字防僞標識(在此可以驗證印章的真僞)。

其實，如果要進行網上發文件，可以先在辦公之星中製作出一個標準的電子印章後，複製到Word中，保存後，就可以經常調用了。

如何設置文檔、文字、圖片“不打印”

1、打開選項

2、視圖----格式標記-----(勾選)隱藏文字

4、確定

5、在文檔打印任何文字，或是插入文本框，在文本框內輸入文字。①選擇你不想打印的文字，②CTRL+D(字體)，③在效果欄--隱藏文字(勾選--確定)