辦公人員必備的應用技巧

最近我的電腦比較“煩”，Word“壞”了。當修改某些Word文件後，單擊工具欄上的“保存”按鈕，立即彈出一個“另存爲”對話框，我可是在原有的文件上進行修改呀!這就需要用到Word辦公軟件的技巧.

辦公軟件如果充分利用好，可以很快提高你的辦公速度，Word是常用的辦公軟件之一,通常情況下,爲了發揮Word 的強大功能，建議你在使用Word時試試小編在下文中介紹的辦公軟件應用技巧，靈活運用這些技巧，可以使你迅速成爲Word高手.

下文中小編將我們在使用中，積累的一些比較實用的技巧整理成文,帶給大家，希望對大家有所幫助。

一：在Word中批量轉換文檔

如果我們需要將很多Word生成的DOC文件,轉化爲TXT文件使用,而苦於往返於“打開/另存爲”之間。那麼,我們可以巧妙的在Word中批量的轉換文檔的。只要我們試着單擊“文件”——“建立新文件”命令,打開"新建"文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵, 這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件,而不會打開“新建”文件對話框),點擊“其它文檔”標籤,並雙擊其中的“轉換向導”項目(但如果你的機器中沒有安裝此模板,系統會自動啓動Office2000或XP的安裝程序,並會提示你插入Office2000光盤),再順着嚮導一步一步操作。利用該向導,既可以將Word2000/XP中所有支持的文件格式批量轉換成Word2000/XP格式,也可以將Word2000/XP格式批量轉換至 Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件：WEB頁文件：ps/' target='_blank'>WPS文件：Lotus 1-2-3：Microsoft工作表：Outlook工作薄等,相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。

二：快速還原圖片文件

其實，我們利用Word辦公軟件，還可以非常方便地製作出圖文並茂的作品,不過有時往往出於特殊需要(如出版：發行等),要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時,我們固然可以使用Word2000打開該文件,然後選中相應圖像後複製,再啓動畫圖程序進行粘貼,最後存盤。這對於僅含有一個兩個圖片的文件尚可, 如果你的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多,那麼一個一個地拷貝：粘貼,相對來說比較麻煩。其實,只要我們單擊“文件”——“另存爲Web頁”命令,Word就會自動地把其中內置的圖片以 “image001.jpg”：“image002.jpg”：“image003.jpg”：“image004.jpg”等文件,存放在以另存後的 WEB頁爲文件名加上“s”的文件夾下(與在IE中保存的網頁一樣),非常方便。

三：讓Word認識WPS2000/WPS Office文件

現在,在我們的個人電腦上最爲流行的文字處理軟件，除了常見的Word辦公軟件外,還有國產的WPS2000和WPS Office辦公軟件。軟件直銷網小編髮現在WPS2000/Office中,不需要安裝任何轉換器,就可以直接讀取由Word97/2000/XP產生的文檔。不過,在Word97/2000/XP中,卻無法讀取WPS Office文檔。其實,以前我們曾記得在Office2000安裝光盤上,有一個的程序,利用它就可以使Word讀取 WPS2000文件。

不過,經小編試驗,發現安裝此轉換器,無法使Word讀取WPS Office文件。軟件直銷網小編在金山公司的網站上,發現他們已經推出了WPS Office的轉換器,我們可以從上下載。雙擊它會彈出所示的界面,點下“確定”鈕,該程序會自動判斷出你有沒有安裝過轉換器,並會自動爲你安裝。以後打開Word後,在“打開”對話框中的“文件類型” 框中選擇“WPS文件(*)”列表項,選擇需要編輯的WPS文件,點擊“打開”後,即可直接打開WPS Office文件了,當然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

四：Word 2000的兩種水印

1，文字水印

插入文字水印的步驟：單擊“格式”菜單的“背景”子菜單中的“水印”命令,可以插入不同顏色：樣式：大小：方向和字體的水印,還可以根據需要選擇或輸入要作爲水印的文字。

編輯文字水印的方法：單擊“視圖”,選中“頁眉和頁腳”(出現“頁眉和頁腳”工具欄),把鼠標移到文字水印處單擊,再單擊“藝術字”工具欄,可以設置藝術字格式：藝術字形狀：對藝術字作方位旋轉：進行繞排等編輯操作,選中水印文字,單擊右鍵,選擇“設置藝術字格式——版式”,選擇“襯於文字下方”,滿意後,打開“視圖”菜單,取消對“頁眉和頁腳”的選中(即去掉該項目前面的鉤)。

2，圖片水印

單擊“插入——圖片”,視圖片的來源選“剪貼圖”或“來自文件”,選定圖片後向文檔中插入圖片。在圖片插入處單擊鼠標左鍵,出現“圖片工具欄”(如果沒有,請依次打開“視圖——工具欄——圖片”)。在“圖片工具欄”要進行的幾個關鍵編輯操作是：“文字繞排”選“襯於文字下方”,“圖像控制”選“水印”。此外,還可以對圖片亮度：對比度：尺寸等進行設置,滿意後在文檔其它處單擊即退出水印編輯,一幅圖片水印就製作好了。

五：實現Word個性模板

我們都知道，用Word辦公軟件建立的文件默認頁面是A4大小,即寬210毫米：高297毫米。不過,有時由於工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張, 這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置。同時,Word中默認生成的文檔文件,是不自動縮進的,必須使用手工調整它們的縮進,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板文件功能,可以設置Word的默認頁面大小和自動縮進,從而實現個性模板。

1，進入WordXP的模板文件夾,在Windows 9x和Windows Me下爲C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下,而在Windows 2000和Windows NT上爲C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates文件夾下(此文件夾爲隱藏文件夾,你必須對文件夾選項進行設置才能夠進入,詳見Windows手冊), 你會看到在此文件夾中有一個文件,此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它,系統就會自動調用WordXP打開它。

2，單擊“文件”——“頁面設置”,調出頁面設置對話框,將頁面大小及上下左右邊距,設置自己所需的值。軟件直銷網小編經常使用它來寫作,每次左右拖動滾動條,來查看文章不太方便,所以把寬度設置小了一些,爲15釐米,高度不變,仍爲24釐米。

3，單擊“格式”——“段落”,在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標籤,點擊“特殊格式”下拉框,選擇“首行縮進”,並設置度量值爲0.7釐米(相當於兩個漢字字符),即設置每段自動縮進兩格(中國人用中文的特色)。

4，單擊“文件”——“保存”命令,選擇保存類型爲文檔模板文件,由於此時原模板已經啓動,所以無法直接保存爲文件。在此,軟件直銷網小編將它保存爲文件。

5，再次進入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下,這時會看到兩個模板文件和。選中 文件(老模板文件),按下F2鍵,選擇“重命名”,將它重新命名爲文件。按照此法,再將新的模板文件 重命名爲文件。

6，上面的製作步驟完成後,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵,即可以用你剛纔的設置,來進行文件處理了。

六：給Word文件減肥

現在,我們的個人電腦上是Microsoft Windows的.天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字,動不動就幾十k字節,文件一多,給我們交流：使用都帶來了不便(尤其是上網發附件)。其實,只要我們使用“文件”菜單下的“另存爲”命令,Word則會重新將信息進行整理存盤,這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存爲”太麻煩的話,可以打開Word,單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“保存”選項卡,在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項,以後Word就會在每次保存文件時,自動進行信息整理並存盤,實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術, 則在選中“嵌入TrueType字體”後,還應選中“只嵌入所用字符”複選框,否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。

七：一次保存多個文件

在WPS2000/Office中,有一個“保存所有文件”命令,這個命令非常有用,只要執行該命令,即相當於將所有的文件進行存盤操作,免去了一個文件窗口一個文件窗口切換：存盤之苦。其實,我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時,按下Shift鍵就可以發現,原來的“保存”命令已經變成了“全部保存”命令了。此時單擊這個命令,相當於WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性將所有打開的文件進行存盤。

八：合併Word文件

我們在使用Word制作文檔時,經常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的文件拷貝過來打印,這雖然方便,不過不利於文件的管理。試着單擊“插入” 菜單下的“文件”命令,在彈出的窗口中選擇“Word文件”,再找到同事的文件,點擊“插入”鈕,同事的文件已經歷歷在目了,而且圖片：表格：字體：字號：格式都絲毫沒有任何變化。

九：修復文件

我們在進行文檔的處理時，最怕的就是遇到突然停電,而自己的文件沒有保存：文件找到卻無法打開的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實,在Word中設計了一個修復程序,只不過它比較隱蔽,你沒有注意罷了。巧妙地使用它,能夠把你的工作成果恢復過來。請點擊“文件”——“打開”,在打開文件對話框中的文件類型下拉框中,選擇“從任意文件中恢復文本”項(請將鼠標向下拖動,否則無法看到這個項目),再點擊原先打不開的文件,耐心等待一會兒,凡是能夠被恢復的文本,都會出現在Word窗口中,這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧!

十：更改文件默認存盤格式

在Word默認情況下,我們都將文件存爲Word的DOC格式。不過,有時候我們出於特殊的需要,如投稿時需要TXT格式：多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存爲其餘的格式固然很方便,只要單擊“文件”——“另存爲”命令,然後在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。不過, 每次這樣做未免有些麻煩。其實,只要我們單擊“工具”——“選項”,打開設置窗口,點擊“保存”標籤,在“將Word文件保存爲”下拉框中的“Word文件(*)”改爲自己想要的格式,以後每次存盤時,Word就會自動將文件存爲你所預先設定的格式了。

講點技巧可以達到事半功倍的目的，上文中小編就各大家分享Word 辦公軟件應用技巧，讓你成爲辦公高手。