商務拜訪的禮儀
導讀:在職場裏有很多講究是必須遵守的,比如社交禮儀。良好的社交禮儀是樹立良好形象的一扇大門,因此千萬不容忽視。
一、拜訪前的準備
有句古話說得好:不打無準備之仗。商務拜訪前同樣需要做好充分準備。
1.預約不能少
拜訪之前必須提前預約,這是最基本的禮儀。一般情況下,應提前三天給拜訪者打電話,簡單說明拜訪的原因和目的,確定拜訪時間,經過對方同意以後才能前往。
2.明確目的
拜訪必須明確目的,出發前對此次拜訪要解決的問題應做到心中有數。例如,你需要對方爲你解決什麼,你對對方提出什麼要求,最終你要得到什麼樣的結果等,這些問題的相關資料都要準備好,以防萬一。
3.禮物不可少
無論是初次拜訪還是再次拜訪,禮物都不能少。禮物可以起到聯絡雙方感情,緩和緊張氣氛的作用。所以,在禮物的選擇上還要下一番苦功夫。既然要送禮就要送到對方的心坎裏,瞭解對方的興趣、愛好及品位,有針對性地選擇禮物,儘量讓對方感到滿意。
4.自身儀表不可忽視
骯髒、邋遢、不得體的儀表,是對被拜訪者的輕視。被拜訪者會認爲你不把他放在眼裏,對拜訪效果有直接影響。一般情況下,登門拜訪時,女士應着深色套裙、中跟淺口深色皮鞋配肉色絲襪;男士最好選擇深色西裝配素雅的領帶,外加黑色皮鞋、深色襪子。
二、拜訪過程
商務拜訪過程中的禮儀衆多,歸納爲以下幾點供人們參考:
1.具備較強的時間觀念
拜訪他人可以早到卻不能遲到,這是一般的常識,也是拜訪活動中最基本的禮儀之一。早些到可以借富裕的時間整理拜訪時需要用到的資料,並正點出現在約定好的地點。而遲到則是失禮的表現,不但是對被拜訪者的不敬,也是對工作不負責任的表現,被拜訪者會對你產生看法。
值得注意的是:如果因故不能如期赴約,必須提前通知對方,以便被拜訪者重新安排工作。通知時一定要說明失約的原因,態度誠懇地請對方原諒,必要時還需約定下次拜訪的.日期、時間。
2.先通報後進入
到達約會地點後,如果沒有直接見到被拜訪對象,拜訪者不得擅自闖入,必須經過通報後再進入。一般情況下,前往大型企業拜訪,首先要向負責接待人員交代自己的基本情況,待對方安排好以後,再與被拜訪者見面。當然,生活中不免存在這樣的情況,被拜訪者身處某一賓館,如果拜訪者已經抵達賓館,切勿魯莽直奔被拜訪者所在房間,而應該由賓館前臺接待打電話通知被拜訪者,經同意以後再進入。
3.舉止大方,溫文爾雅
見面後,打招呼是必不可少的。如果雙方是初次見面,拜訪者必須主動向對方致意,簡單地做自我介紹,然後熱情大方地與被拜訪者行握手之禮。如果雙方已經不是初次見面了,主動問好致意也是必須的,這樣可顯示出你的誠意。說到握手不得不強調一點,如果對方是長者、高職或女性,自己絕對不能先將手伸出去,這樣有擡高自己之嫌,同樣可視爲對他人的不敬。
見面禮行過以後,在主人的引導之下,進入指定房間,待主人落座以後,自己再坐在指定的座位上。
4.開門見山,切忌???/p>
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當對方發表自己自己的意見時,打斷對方講話是不禮貌的行爲。應該仔細傾聽,將不清楚的問題記錄下來,待對方講完以後再請求就不清楚問題給予解釋。如果雙方意見產生分歧,一定不能急躁,要時刻保持沉着冷靜,避免破壞拜訪氣氛,影響拜訪效果。
5.把握拜訪時間
在商務拜訪過程中,時間爲第一要素,拜訪時間不宜拖得太長,否則會影響對方其他工作的安排。如果雙方在拜訪前已經設定了拜訪時間,則必須把握好已規定的時間,如果沒有對時間問題做具體要求,那麼就要在最短的時間裏講清所有問題,然後起身離開,以免耽誤被拜訪者處理其他事務。
三、拜訪結束
拜訪結束時,如果談話時間已過長。起身告辭時,要向主人表示“打擾”歉意。出門後,回身主動與主人握別,說“請留步”。待主人留步後,走幾步再回首揮手致意“再見”。
商務拜訪是當今最流行的一種辦公形式,也是對禮儀要求最多的活動之一。掌握好上述禮儀要領,將有助於你的商務工作順利進行。
四、拜訪前中後的細節處理
(1)打招呼:在客戶(他)未開口之前,以親切的音調向客戶(他)打招呼問候,如:“王經理,早上好!
(2)自我介紹:秉明公司名稱及自己姓名並將名片雙手遞上,在與(他)交換名片後,對客戶撥空見自己表達謝意;如:“這是我的名片,謝謝您能抽出時間讓我見到您!”
(3)破冰:營造一個好的氣氛,以拉近彼此之間的距離,緩和客戶對陌生人來訪的緊張情緒;如:“王經理,我是您部門的張工介紹來的,聽他說,你是一個很隨和的領導”。
(4)開場白的結構:
1、提出議程;2、陳述議程對客戶的價值;3、時間約定;4、詢問是否接受;
如:“王經理,今天我是專門來向您瞭解你們公司對**產品的一些需求情況,通過知道你們明確的計劃和需求後,我可以爲你們提供更方便的服務,我們談的時間大約只需要五分鐘,您看可以嗎”?
(5)巧妙運用詢問術,讓客戶說說說;
1、設計好問題漏斗;
通過詢問客戶來達到探尋客戶需求的真正目的,這是營銷人員最基本的銷售技巧,在詢問客戶時,問題面要採用由寬到窄的方式逐漸進行深度探尋。
如:“王經理,您能不能介紹一下貴公司今年總體的商品銷售趨勢和情況?”、“貴公司在哪些方面有重點需求?”、“貴公司對**產品的需求情況,您能介紹一下嗎?”
2、結合運用擴大詢問法和限定詢問法;
採用擴大詢問法,可以讓客戶自由地發揮,讓他多說,讓我們知道更多的東西,而採用限定詢問法,則讓客戶始終不遠離會談的主題,限定客戶回答問題的方向,在詢問客戶時,營銷人員經常會犯的毛病就是“封閉話題”。
如:“王經理,貴公司的產品需求計劃是如何報審的呢?”這就是一個擴大式的詢問法;如:“王經理,像我們提交的一些供貨計劃,是需要通過您的審批後才能在下面的部門去落實嗎?”這是一個典型的限定詢問法;而營銷人員千萬不要採用封閉話題式的詢問法,來代替客戶作答,以造成對話的中止,如:“王經理,你們每個月銷售**產品大概是六萬元,對吧?”
3、對客戶談到的要點進行總結並確認;
根據會談過程中,你所記下的重點,對客戶所談到的內容進行簡單總結,確保清楚、完整,並得到客戶一致同意;
如:“王經理,今天我跟你約定的時間已經到了,今天很高興從您這裏聽到了這麼多寶貴的信息,真的很感謝您!
您今天所談到的內容一是關於……二是關於……三是關於……,是這些,對嗎?”
(6)結束拜訪時,約定下次拜訪內容和時間;
在結束初次拜訪時,營銷人員應該再次確認一下本次來訪的主要目的是否達到,然後向客戶敘述下次拜訪的目的、約定下次拜訪的時間。
如:“王經理,今天很感謝您用這麼長的時間給我提供了這麼多寶貴的信息,根據你今天所談到的內容,我將回去好好的做一個xxx計劃方案,然後再來向您彙報,您看我是下週二上午將方案帶過來讓您審閱,您看可以嗎?”
對於二次拜訪:滿足客戶需求
營銷人自己的角色:一名專家型方案的提供者或問題解決者;
讓客戶出任的角色:一位不斷挑剌不斷認同的業界權威;
前期的準備工作:整理上次客戶提供的相關信息做一套完整的解決方案或應對方案、熟練掌握本公司的產品知識、本公司的相關產品資料、名片、電話號碼簿;
(7)拜訪結束後,對向新認識的重要客戶或合作伙伴發送短信,進行自我介紹
如“xx總您好,我是xxx公司xxx業務部的xxx,很高興認識您,我可以爲您/企業提供xxxxx等方面的xxx服務,希望我們今後合作愉快,敬祝您工作順利、幸福美滿”。
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