職場人士如何善用職場時間
職場時間是一個常數,對任何人都是公正的,在朝九晚七的工作時間內,無非包括了可控制和不可控制的時間,作爲一位卓越職場主管,可控制時間增多,工作效率自會提高,成就會更大,否則,浪費時間的情況便會發生。
浪費時間的情況可包括以下例子 :
對手上的工作拖延耽擱;
不斷的來電,不懂得先篩選一下,然後又疲於奔命地回電,還有那些不必要的電郵 ;
文件擺放位置不清楚,結果花許多時間在找文件,找東西 ;
沒有把工作分配給別人,結果自己在做下層的工作 ;
還有應付不速之客、發白日夢、等候來訪者、內部爭議、溝通錯誤、開會太多等。
想要善用職場時間,可以考慮以下建議 :
做完決定之後,馬上開始行動;
如果有祕書的話,儘量把那些可以由她來做的事情分配給她做;
經常問自己:“現在我應該最好做些甚麼呢 ? ”然後動手;
按事情的輕重緩急制定你每一天的`工作流程,把每天要做的事情列成一張清單;
注意清單內的事項,不斷地對事情的緩急作調整,逐一解決;
處理案頭工作的時候,思路要有系統,工作要有確定的期限,並於限期前完成;
控制每日的電話次數和時間,可讓別人回覆的電話,就讓他們做,不要成爲電話“接線生”;
要有清楚記錄工作流程、文件,記錄的系統,還要有一個幫助記錄的後援系統,有助記憶的日記簿及電腦,事事清楚井井有條;
限制個人的閒談時間,不隨便流連在茶水間;
制定每日的時間預算,日常的檢查、處理文件、會議記錄、固定的工作督導、培訓、檢討等,特發性事件,及創意思維時段,對這一切的工作都要有合理的安排,使其有序而又交叉進行,懂得善用時間,就是職場的求生本領之一。
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