職場英語電話全攻略
電話溝通不僅是商務溝通中的重要環節,更是外企生存的必備技能。可是,電話溝通中,我們既看不到說話人,又需要立即作出反應,還要使用第二語言,頓時就讓人緊張起來了有木有?下面小編爲大家帶來職場英語電話全攻略,僅供參考,希望能夠幫到大家。
1. Start off with some niceties
拿起電話的時候應該說什麼呢?大家都知道,“問好+自報家門”。比如 “Good morning, Parkinson Machine Tools.” 或 “Good morning, Saran Williams speaking. ” 可是做到這一步就夠了嗎?答案是否定的。這個時候我們仍需要再加上一句客氣話(niceties),即 “How can I help you?”或 “What can I do for you?” 因爲通過語言和聲音,我們傳遞的是自己的職業素養,展示的是公司的企業形象。
如果是主動打電話,介紹完自己之後說些客氣話(niceties)也是必要的。比如對方剛剛休假回來,那麼可以問一句“How is your holiday?”這樣的寒暄(small talk),能夠幫助我們build a rapport,拉近與對方的關係,溝通起來當然事半功倍了。當然也需要注意及時地回到主題(get to the point quickly)。
2. Make some positive noise
電話溝通的一半是傾聽。而往往在做傾聽者的時候,最常見的反應是不說話,。這樣對方很可能誤以爲電話另一端沒有人在傾聽。那麼如何做一個積極的傾聽者(active listener)呢?最重要的.就是要發出一些“正面的噪音”(positive noise),讓對方知道你還在線上。比如 “Yes, OK, I’ve got that.” “Alright” “I see.” “Mmm” “Certainly”.
3. Double-check if you don’t hear the name properly
中國人在電話溝通中其中一個問題在於“they are embarrassed to ask the person to spell the name again if they didn’t really hear properly.”當我們沒有聽到某個信息或者聽不懂的時候,一般會難以啓齒讓對方再重複一遍。但是這些信息有時是必須準確記錄的,甚至影響到工作的順利開展。因此,當我們沒有聽清或者沒有記錄下的時候,一定要跟對方確認,或者請求對方重複。這樣的表達有 “Can I read that back to you?” “So that’s 4007-021-021, right?” 或者 “Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again please?” “The line is very bad. Could you speak up please?”(電話信號不好,您能說大聲一點嗎?)
4. Summarise everything in the end
在電話進行到尾聲的時候,請不要忘記總結一下談話的內容。一方面,可以確認雙方的共識;另一方面,這也是提醒對方的一種方式。接下來,就可以禮貌結束談話了, 可以感謝對方的時間,“Right, thanks for your time”;如果時間緊迫,那麼可以說“Well I really have to be off now”或者“I don’t want to take any more of your time”.
5. Follow-up with an email
大家應該覺得掛了電話也就大功告成了,其實不然。如果談話內容相對嚴肅,或者需要雙方的行動落實,那麼最好將要點總結成一封郵件發給對方。這不僅是一種書面明確,更是職業身份的體現。
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