上行文請示或報告格式解讀
上行文請示或報告格式
上行文亦即向國務院報送的請示或報告。其文頭在眉首區要留出供國務院領導批示簽署意見的空白區,因此眉首區比一般公文爲大。這種格式要求在一般公文格式的眉首區整體往下移55mm,以保證發文機關名稱與版心上邊沿距離80mm。
由於上行文要由行文機關負責人簽名,簽名位置與發文字號在同一水平線上,爲此發文機關的字號就不能放在正中位置,應左移至版心左邊緣空一個字位置標識。負責人及其簽名在版心右邊緣空一個字位置標識。簽發人姓名應用3#楷體。簽發人與簽發人姓名之間用冒號分隔。如上行文或下行文中有幾個單位聯合行文,則其格式與上、下行文格式相同,同是在發文機關名稱欄應把多個機關名稱順序列上,後加文件二字,居中擺放。如聯合行文單位過多,則要注意保證第一頁有正文,如保證不了就只好縮小發文機關名稱的字號。在聯合行文時主辦機關應列在第一位。單位領導人簽名在聯合行文時與機關名稱排列一致。這時紅色反線下移。
多個單位聯合行文,其發文字號只有一個,也就是主辦單位的`發文字號。
下行文聯合行文不需標識簽發人和簽發人姓名,因此其發文字號應列在中間。
主體區 包括公文標題、主送機關、正文、附件、發文機關蓋章、成文日期、附註等欄目。
公文標題 標識在紅色反線下空二行字的位置居中對稱標識。如標題字數太多可分一行、二行、或三行標識。採用字體字號爲2號小標宋體。
標題標識一般要包括三要素,即發文機關名稱、事由、文種三部份內容。其中,發文機關名稱除“請示”文種需嚴格標識外,其他文種有時可省略。發文機關名稱標識時要用全稱或規範化簡稱。事由應把公文的主題內容高度概括成簡明扼要的一段話,說明全文要點。文種則按新《辦法》規定的13種文件選用標識。
標識標題時除要注意美觀、對稱外,還要注意標題中的用詞和引用書名、人名、數字等不要分離。標題中除引用書名號或政治術語要加引號外,一般不用標註標點符號。
主送機關也就是受文辦理機關。要標識機關的全稱或規範化簡稱。主送機關標識在標題下空一行字位置,左側頂格標識,後加冒號。如碰到主送機關太多,則要注意必須保證首頁有正文。在這種情況下其主送機關可在此欄標幾個,後加括弧說明其餘主送見版記,然後將其餘主送機關放置於版記處,“抄送”上一行標識。
正文在主送機關下一行字左側空二個字標識。正文要求文字簡練、明瞭,用詞正確、概括,每自然段開始左側空二個字書寫。
正文中數字要用阿拉伯數字標識,計量單位全採用公制計量單位。但在標識詞語中的序數詞時,其數字標識仍採用中文大寫。如“七上八下”、“五顏六色”等詞。
印章公文生效標識。但用印時要注意防僞。除油墨防僞外,印章蓋章位置很重要,要求印章與正文之間不允許再加內容,因此控制印章與正文間3~5mm內蓋章。由於這位置比較難掌握,則可控制在正文下一行字距範圍內蓋章。這樣正文下也不好加文字內容了,保證了防僞。另外要求印章必須蓋在成文時間上即印章應壓成文年月日幾個字上,防止空白印章。
成文時間 指公文被領導批准發佈的時間。其年、月、日的標識,在國家行政機關公文中要標識爲中文大寫即“二○○一年十一月二十一日”,不能稱爲“2001年11月21日”。這是一個特殊要求。一般公文的年、月、日標識位置在圖文右側距右側空4個字的位置標識。
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