請示報告類公文的寫作方法
鑑於一些學校或單位對請示報告行文存在的問題,爲便於今後的工作,現對書寫請示報告類公文作以簡要說明。
一、種類
請示報告類公文,從行文方向來說是上行文,凡是送上級領導機關或業務主管部門的文件,都屬請示或報告。從目的和作用來說,一種是請示,一種是報告。
(一)請示。
下級單位向上級領導機關請求指示和批准,使用請示。請示的目的通常有三種:①請求指示。下級不能自行處理的重大原則問題,必須向上級請示,求得上級的指示。例如《xx國小關於2007年招生工作的請示》,就屬此類。②請求批准。按上級規定要求,上級批准才能辦理的事項。例如《xx學校關於組織學生春遊的請示》。③請示幫助。工作遇中到難以解決的困難,需要上級幫助解決具體問題。例如《xx學校關於解決“新三室”建設所需資金的請示》。
(二)報告。
向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議,答覆上級機關的詢問或要求,使用報告。報告從形式上分有總結報告、情況報告、檢查報告等等。從時間上分有年度報告、季度報告等等。根據內容上分,一般可分爲綜合報告、專題報告。
二、特點
(一)有嚴格的使用範圍。
這類公文只能用於下級機關、單位向上級領導機關或業務主管部門的請示或報告。如果需要聯繫事情、商恰工作,只能用函件形式。請示和報告之間,使用範圍有嚴格界限。凡是需要上級批准、答覆、審覈的,必須用請示而不能用報告。凡不需上級批覆、答覆,純屬彙報工作或情況的,則用報告而不能用請示。不能請示與報告不分,或請示報告合用。
(二)有嚴格的內容要求。
無論是下級向上級的請示,還是下級向上級的報告,都是是事關重大的問題,或者是按上級的明確要求所辦的,內容是重要的,形式是嚴肅鄭重的,都要按規範劃的格式正式行文。使用請示報告類公文一定要慎重。不該行文請示的事項不要隨意行文請示,不該行文報告的事項不要隨意行文報告。能口頭請示(包括電話請示)當面彙報的工作,應儘量不用行文的方式。這樣,一方面可以減少不必要的行文,提高辦事效率,另一方面也有利於保持請示報告類公文的嚴肅性、鄭重性。請示必須嚴格執行一文一事的制度,不得在一份文件中請示數事,也不得在報告中夾帶請示的內容。
三、作用
(一)是加強黨的集中統一領導,保證黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規正確貫徹執行的重要手段。在日常工作中,因遇到新情況、新問題,無章可循;或上級雖然有規定,但理解不深,把握不準,容易出現偏頗,或事關重大等,都需要向上級領導機關及時請示。上級領導機關經過答覆、批覆,把握方針政策,工作中有所遵循,正確貫徹執行。
(二)是下級向上級領導機關反映情況、彙報工作的重要途徑。
基層的每個單位,在一個階段工作結束後,都應該認真地搞好總結,及時向上級領導機關或業務主管部門作出彙報,書面報告是一種主要形式。報告要緊緊圍繞中心,有重點的說明基本情況,進行客觀地分析,作出科學的評估,並對今後的發展提出意見或建議,以便上級機關了解下情,掌握全局,科學決策和指揮。
(三)是總結工作、推廣典型經驗、指導全局的有效形式。
如果總結的經驗、提出的意見對全局有普遍指導意義,就會被領導機關批轉,從而起到推動指導全局工作的重要作用。
四、寫作技法
(一)請示的寫法。
1、標題。請示的'標題一般由發文單位、事由、文種三部分組成。發文機關是“誰”請示,事由是“請示什麼”,文種是“請示”。例如,《xx學校關於急需體育教師的請示》。有時請示的標題也可省略發文機關,只由事由和文種兩部分,落款要註明發文機關。
2、主送機關。即受文機關,用全稱或規範化簡稱(下同)。例如“船營區教育局”、“區教育局”。關於工作方面的書面請示,一般情況要主送給有關部門或者組織,由有關部門或組織呈送給有關領導,不宜主送給領導個人。特殊情況除外。
3、正文。撰寫請示正文一般要掌握三個要領。一是正文開頭開門見山,簡明扼要陳述情況,闡述請示的理由和依據,要把爲什麼要請示寫清楚,從而引起審批機關的重視。二是提出意見、要求,這是請示的目的。意見和要求要寫得明確、具體,便於領導機關認真考慮、審議。三是結尾要根據請示的目的寫上“請指示”、“請批示”、“請審覈”等字樣。
4、落款。註明發文機關名稱和發文時間。發文機關名稱要使用全稱或規範化簡稱。
例文:
xx學校關於急需解決購買冬季取暖用煤所需資金的請示
區教育局:今年冬季供暖期將至,我校正在進行冬季供熱的準備。除供暖煤由於學校資金困難沒有到位外,其餘各項準備工作均已就緒。根據往年學校冬季供熱的規律,今年學校供熱需標準煤50噸,按目前市場價格每噸300元計算,需資金總數15000元,懇請局裏解決爲盼。 妥否,請批示。
xx學校
x年x月x日
(二)報告的寫法。
報告是陳述性文件,無論是綜合報告還是專題報告,一般都由標題、主送機關、正文、落款四部分組成。
1、標題。一般由發文機關、報告內容、文種三部分組成。例如《xx學校關於貫徹落實局第六次黨代表會精神的情況報告》。有時標題可省略發文機關(同前)。
2、主送機關(同前)
3、正文。正文由開頭、主體、結尾三部分組成。開頭常常使用非常簡潔的語言,說明報告的事由,然後用“現將有關情況報告如下”(呈報性)或“現將有關情況和今後的意見報告如下”(呈轉性)之類的慣用語言過渡,領起下文,也有的直接進入主體。報告的主體就是報告的具體內容,如篇三:請示寫作格式及範文
關於請示
(一) 請示的適用範圍
《辦法》規定:請示“適用於向上級機關請求指示、批准”。凡本機關無權解決和無力解決的事項,事前都應該向上級機關請示以獲得上級機關的指示、批准和幫助,減少工作中的失誤和困難。
(二) 請示的特點
1、呈請性2、期復性
(三)請示的種類
1、 請求指示的請示。
2、 請求批准的請示
3、 請求批轉的請示
何時需要請示?
(四)請示的寫法
標題:請示的標題通常用完全式標題。 例如:xx大學關於增撥教育經費的請示 注意:標題的事由(主題)部分不能出現祈請類的詞語,如“申請”、“要求”、“請求”等語。例如:《xx關於請求(申請、要求)解決xx水庫除險加固工程經費的請示》 主送機關:《辦法》規定:
1、一般只寫一個主送機關,不得多頭主送,需要同時送其他機關,應當用抄送形式,不得抄送其下級機關; 2、除上級機關負責人直接交辦的事項外,不得以機關名義向上級機關負責人報送請示。
正文:
1、請示理由 常見的開頭方式有:原因目的根據式
“由於(鑑於)、、、、、、爲了、、、、、、根據、、、、”;
原因目的式:“由於、、、、、、爲了、、、、、”。 請示理由之後,一般用“爲此,現就xx問題請示如下”或“特作如下請示”或“爲此,特請示、、、、、、”或“懇求、、、、、、”語句過渡,引出請示事項。
2、請示事項:是請求上級機關指示或批准的具體內容。 應寫得明白、具體、恰當、切實、可行。
應堅持“一事一請”(或一文一請)的原則。3、請示結束語: 常見的有:“以上請示(意見)妥否,請批示(指示)”、“以上請示(意見)當否,請指示”、“特此請示,望批准”、“以上請示(意見)如無不妥,請批准”、“以上請示(意見)如無不妥,請批轉有關單位貫徹執行”等。
4、落款:黨的機關的請示可在落款處署發文機關名稱,並下置成文時間;行政機關的請示,如非聯合行文,則不署發文機關名稱,只標成文日期。
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