文化和技術祕書學教材品質提升的兩翼論文

近年來，出版了不少祕書學教材，其中不乏優秀之作。但通觀祕書學教材，質量方面確也存在一些不足之處。例如，在祕書專業技能部分，辦公設備操作、印章防僞和信息保密等知識體系陳舊、技術含量遠遠落後於信息時代祕書工作實踐要求；在祕書文化部分，雖論及了中外祕書制度、祕書機構、祕書職業的起源等，但也只是在祕書史部分一帶而過，沒有在祕書的時間管理、祕書接待、寫作交際等工作領域一以貫之。“人文教育和科學教育的融合是社會發展的要求，是當代教育的一大趨勢，是全面推進素質教育的需要。”①祕書學教材的水準要上一層樓，就必須汲取相關學科的前沿成果，整合技術和文化，真正拓展廣度和深度，實現質的飛躍。爲此，筆者研讀了近5年來12冊祕書學高校教材，並重點參照了《祕書國家職業資格培訓教程》（2006年版）和陸瑜芳著第十九次印刷的獲獎教材《祕書學概論》。依據上述教材，結合保密學、符號學等理論，本文具體從以下三個方面展開論述。

一、關注相關學科，引進最新

技術，提高工作效能本文所說的技術是指具體的、可操作的行爲和方法，是關於如何實現從已知狀態向目標狀態轉化的知識。具體到祕書工作而言，技術主要是指在辦公自動化系統中，對硬件設備、軟件、網絡及其外圍工具的操作、控制和維護。

本文主要以印章管理爲例闡述引進新技術的重要性。現在許多祕書學教材，對印章頒發、啓用等均有詳細的介紹，而對印章防僞沒有提及。

事實上，近年來僞造印章欺詐的案件逐年上升，祕書應保持警覺意識，一旦發現可疑文件必須認真開展辨僞鑑定工作，避免造成重大損失。

“祕書可以吸收公安管理學中的最新知識，採用預置標識、信息互證、技術鑑定等方法做好印章防僞工作。”②這些操作起來並不複雜，如預置標識，就是在印章刻制的時候，要求製作商預先設置特殊字體、特殊痕跡。祕書可以使用光敏和熱敏印油等高科技產品，且定期輪換，這樣在光線照射和加熱情況下就可以顯示特殊外觀變化，從而辨識印痕真僞。

祕書學教材在辦公自動化操作方面，還可以引進速錄和電磁干擾保密技術；在檔案管理中，可以引進非線性檢索技術；在大型會務管理方面，可以引進“計劃評審法”進行微機項目管理等。這些可以大大提高學生信息保密、信息分享和工作協作方面的技能。編寫祕書學教材時及時引進這些知識，有助於學生與時俱進，汲取相關學科的源頭活水，緊跟祕書工作的實際需要。

二、遵循修辭規律，運用文化

符號，提升文化魅力本文所謂的文化是指精神文化。精神文化以符號系統爲主要載體，代表一定羣體的人文關懷、價值取向、倫理觀念、理想人格、審美情趣等精神成果的總和。祕書學教材應在傳授祕書知識、技能的同時，潛移默化地傳播精神文化。例如，日程安排是祕書的常務工作之一，筆者所選取的12冊教材中均有涉及。陸先生的《祕書學概論》和《祕書國家職業資格培訓教程》中都比較詳盡地介紹了時間管理的原則、內容、程序等知識，陸先生還提到了使用檯曆和備忘錄等時間管理工具③，國家職業資格培訓教程還提出了時間管理的ABCD法則④。

這些處理時間的方法和原則具有普適性，針對的是事務的處理；而處理好時間還必須“對人”，即要契合不同對象的文化差異，正確解讀和書寫文化符號，進行文化的雙向認同。爲此，教材至少應從以下方面加以改進。

首先，教材應運用文化符號，傳達人文關懷。意大利著名哲學家、符號學家艾柯（Eco）對符號的定義是：能用來明確指代某一其他東西的一切指號。”⑤任何物體，無論語言、文字、圖形、動作還是生活用品都可以成爲符號，因爲它們在一定的語境中都具有“明確指代”的意義。因此祕書的'日程安排、辦公室環境優化等，不僅是事務本身的處理，更重要的是傳達特殊的符號意義。例如，從技術的視野看，時間是勻速流動、質量同一的存在方式；

但從文化符號角度看，時間具有豐富的表達意義。“在安排慶典、開業、展會等重要活動時，應選擇特定文化視野中的良辰吉日，開展七夕舞會、重陽敬老、中秋賞月、清明郊遊等活動。這樣不僅可充分體現主辦方對參與者的心靈慰藉和美好期許，而且能利用節慶時日的非物質文化遺產，把現實交際佈置在醇釅的文化語境中，產生順時應人的良好效果，給人留下歲歲今朝的美好回憶。”⑥因此，祕書在處理事務時，不僅要考慮流程、效率、成本、組織制度等技術性因素，而且要考量事務處理所達到的溝通意義或情感效果。

其次，遵循修辭規律，實現文化的雙向認同。怎樣在事務處理過程中體現情感關懷？美國著名新修辭學家肯尼斯·伯克認爲，修辭成功的根本是在情感、利益和對立面上的認同⑦。祕書在安排日程時，選擇在建交五週年的日子邀請對方重訪，這種日期安排本身就是一種文化認同，表達了對彼此友誼的珍視。當然，不僅日程安排如此，在祕書接待、會務安排、禮品饋贈等活動中都應正確表達文化符號，促進文化認同。1986年英國女王伊麗莎白二世訪華前夕，女王的祕書團隊認真研究了中英交流史，選擇了一件特別的外交禮物。當時，女王向先念主席贈送了一封遲到390年的信———英國女王伊麗莎白一世在1596年寫給明朝萬曆皇帝的一封信，這封信表達了英中兩國之間貿易能得到發展的願望。當時由於信使遭遇不幸，那封信一直沒有送到。這封遲到的信件認同了中英兩國友好往來的美好願望，寄託着對願望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感動。

只有在認同對方的同時也讓對方認同自己，才能在溝通中獲得精神上的共鳴，建立長久的合作關係。在祕書的辦公室環境優化中，陸先生的《祕書學概論》和《祕書國家職業資格培訓教程》都提出了安全、美觀、協調等總體要求，但是均沒有提出文化表達和文化認同的概念。文化符號的表達無處不在，通過辦公室的藝術雕塑、名人字畫、人物合影、光榮榜、規章制度展示等多個環境元素，可以展示自身的組織文化。一個團隊特有的制度嚴格、團結奮進、勇於爭先的精神風貌，一個團隊的美學修養、社會人脈、思想境界都是組織的財富，是一種彌足珍貴的軟實力，在凝聚力量、促進合作，贏得社會競爭中將發揮重要作用。

三、以史爲鑑，以人爲範，

促進技術和文化的融合以史爲鑑，促進祕書專業技術與祕書精神文化的融合。祕書的保密工作非常重要，但目教育與培訓●●41SECRETARY’SCOMPANION2013年第6期前的祕書學教材僅僅停留在保密重要性、保密制度等知識的介紹方面。這種專業知識體系的缺漏是非常危險的。現代竊密者往往掌握先進技術和專業設備，嚴峻的形式倒逼着文祕教育者必須與時俱進，在教材中引導未來的“祕書綜合運用文本限制、文本隱藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。

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文本限制是讓儘可能少的人接觸文本，文本隱藏就是讓竊密者找不到文本，文本加密就是讓竊密者即便找到文本也看不懂文本內容。儘管這種技術處理的邏輯鏈是嚴密的，但在實際保密工作中遠遠不夠。

聯繫我國公文保密的歷史，不難發現文件保密不僅涉及文本，還涉及保密制度、人員、機構、文種等衆多因素。而這在我國曆代保密制度中都有提及。“歷代建立的專門的保密制度使公文的保密性得到了保證，從而爲統治者提供了寶貴的治國經驗，也爲各代的典籍制定提供了完整的材料。”⑨中國古代兵書《六韜·龍韜》記載，西周時期曾用物體長短表示某種意義的“陰符”，還運用“陰書”方法將一份文件拆分成三個部分分別傳送進行保密。這些保密技術對現代文本編碼和分拆隱藏仍有啓迪意義。在教材中引進保密工作的歷史文化，可以把當代的保密技術放置在歷史發展的系統中觀察，更易於把握祕書工作的規律和時代趨勢；可以以史爲鑑，避免犯類似的錯誤。

以人爲範，促進祕書專業技術與祕書人文素養的融合。絕大多數泄密事件的發生並非技術落後或制度不完善所致，祕書職業道德和社會責任的缺失是重要原因。長期以來，祕書教材缺少對職業道德應有的強調，即便有相關章節也只是教條式陳述，很少有教材凸顯祕書人物在職業教育上的示範作用。如果金融學教材中沒有巴菲特，電影學教材中沒有斯皮爾伯格，中藥學教材中沒有李時珍，那將是非常大的缺憾。這種沒有“人”的教材，在祕書界還真是不少。事實上唯有“人”纔是至爲珍貴的教育教學資源。把嚴守機密，“不言溫室之樹”的漢代大臣孔光，忠言直諫、輔弼盛世的魏徵，紹興師爺王祖輝以及現代著名祕書陳布雷和胡喬木等著名祕書人物引進教材，可以避免職業道德教育的枯燥說教。他們獨特的職業魅力，既可以充實學生的精神生活，使學生在感悟、體認、欣賞乃至享受職業學習中獲得學習的興趣和意義，也可以使學生見賢思齊，實現由求業目標向獻生目標的飛躍。他們身上所體現出的“傳統文化的涵養薰陶對於文祕工作者身心的全面發展，對文祕工作自身的建設都有積極意義，特別是對有志於獻身文祕事業的文祕專業學生有着特殊的價值”。

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總之，技術和文化是教材質量提升的雙翼。祕書學教材就應汲取最新科研成果，拓展教材知識的深度和適用度，使教材緊跟社會實踐的步伐。教材如過於強調技術性，就成了操作內容刻板羅列的工具性操作手冊。祕書學教材只有實現技術性與文化性相結合，才能在培養學生職業技能的同時，提升學生的職業道德和人文情懷，使學生成爲一個既能做事又會做人的有人情味的人。

註釋：

①劉曉明，張江林.技術型人才“文化準備”的定位與實施［J］.中國大學教學，2005（8）.

②郭炎武.祕書的印章防僞工作［J］.祕書，2010（3）.

③陸瑜芳.祕書學概論［M］.上海:復旦大學出版社，2008.

④劉康，陳李翔等.祕書國家職業資格培訓教程（四級祕書）［M］.北京:中央廣播電視大學出版社，2006.

⑤賈玉新.跨文化交際學［M］.上海:上海外語教育出版社，1997.

⑥郭炎武，彭秀海.論祕書時間管理工作中的文化調諧［J］.

祕書之友，2011（2）.

⑦鞠玉梅.肯尼斯·伯克新修辭學理論述評:關於修辭的定義［J］.四川外語學院學報，2005（1）.

⑧郭炎武.機要文本的保密策略［J］.祕書，2012（12）.

⑨王舒雅.淺窺歷代公文的保密［J］.檔案學通訊，2008（6）.

⑩周鋒.論傳統文化對文祕人才培養的啓示作用［J］.人力資源管理，2013（1