如何做好離職面談管理?
問:每年年中我們公司都面臨一次人事大變動,使公司招募成本增加,員工士氣也受到動搖。聽說離職前面談也是管理的一個重要環節,請問如何和離職者面談,才能把公司損失減到最低?
(江蘇無錫如新紡織有限公司石先生)
答:如何做好留才管理,的確是人力資源管理工作者的一大挑戰。一旦留不住員工,離職情況發生應該如何處理呢?
一般來說離職的主要原因有三個:包括外部因素(社會價值觀、經濟、法律、交通以及求才市場競爭者因素);組織內部因素(薪資福利不佳、不滿上司領導風格、缺乏升遷發展機會、工作負荷過重壓力大、不受重視無法發揮才能等);個人因素(家庭因素、人格特質、職業屬性以及個人成就動機因素)。
有了上述的情形,就會讓員工有離職的想法,產生離職的事實。
當員工一旦確定要離開組織,除了標準化的離職作業程式,包括填寫離職單、離職面談、核准離職申請、業務交接、辦公用品移交、監督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程式之外,離職面談是相當重要的一環。
主管應如何做好離職面談?提供以下方法作為參考:
一、面談前的準備工作:
面談地點應選擇輕鬆、明亮的空間,面談時間以20分鐘至40分鐘之間較為恰當。另外,離職者的個人基本資料、離職申請書、以往考核紀錄表也應妥善準備,以正確掌握離職真正原因,這也可讓離職者感受到面談者對於當事人的重視程度而非衍了事。
二、面談當中的諮詢技巧:
可以先幫被面談者倒杯茶水,先行營造輕鬆的氣氛,以善意的動作卸去彼此對立的立場,建立彼此互信的關係,才能夠讓被面談者真正說出心中的想法。同時在面談的過程當中,應隨時察言觀色,設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線,專注傾聽其所抱怨的人或事,面談者的角色應該是多聽少說,適當的提出問題即可。當被面談者產生防衛的.情形,應該要及時的關心他的感受,不要唐突地介入問題,更不可做任何的承諾,最重要的是要將面談重點記錄下來,便於之後的分析整理工作。
三、面談後的作業:
面談結束之後,應將面談紀錄彙整,針對內容分析整理出離職真正原因,並且提出改善建議以防範類似原因再度發生。
員工離職對組織會造成很多影響,一旦離職的事實發生雙方也都應以開闊的胸襟坦然面對,共同找出問題癥結。即使公司與員工雙方無法再繼續共事下去,也不應有產生傷害對方的情形發生。由於離職者的心態多半是對公司產生不滿,一旦離開後可能會有詆譭公司的情形發生,對於企業形象會有很大的影響,因此做好離職管理可以預防很多不利於公司的行為發生。
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