祕書禮儀知識:在他人辦公室會面所要注意的禮儀
第一條規則是要準時。如果有緊急的事情,不得不晚,立刻通知您要見的人。如果打不了電話,請別人為您打電話通知一下。如果遇到了交通阻塞,車上有電話,要充分利用電話,通知對方要晚一點到。
如果是對方要晚點到,您將要先到,要充分利用剩餘的時間。例如,坐在汽車裡仔細想一想,整理一下檔案,或問一問接待員是否可以利用接待室在宣佈到來之前休息一下。
當您到達時,告訴接待員或助理您的名字和約見的時間,遞上您的名片以便助理能通知對方。如果助理沒有主動幫您脫下外套,您可以問一下放在哪裡。
在等待時要安靜,不要通過談話來消磨時間,這樣會打擾別人工作。儘管您已經等了二十分鐘,也不要不耐煩地總看手錶,您可以問助理他的上司什麼時候有時間。如果您等不及那個時間,可以向助理解釋一下並另約一個時間。不管您對助理的老闆有多麼不滿,也一定要對他有禮貌。
當您被引到經理的`辦公室時,如果是第一次見面應做自我介紹,如果已經認識了,只需互相問候並握手。
一般情況下對方都很忙,您要儘可能快地將談話進入正題。清楚直接地表達您要說的事情,不要講無關緊要的事情。說完後,讓對方發表意見,並要認真地聽,不要辯解或不停地打斷對方講話。你有其他意見的話,可以在他講完之後再說。
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