行政文員崗位職責是什麼
行政文員的工作雜而亂,涉及面廣,大小事情多,並且很多事務具有不可確定性,臨時出現的工作,會給當日計劃工作帶來很大的衝突,這時就要擇其輕重而處理。那麼,行政文員的崗位職責有哪些呢?下面就讓小編來告訴的大家吧!
行政文員崗位職責一、執行辦公用品的採購、發放、管理
1、新員工入職時,由部門經理根據辦公用品實際需要,提出申請,向行政文員簽字領取。其餘時間,員工急需領取辦公用品,必須簽字,並寫清楚領用時間、項目、數量等。
2、員工離職時,部門經理應認真清點其辦公用品,併到行政部填寫移交清單並簽字。
3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點,辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請後統一採購,特殊物品採購由部門主管、副總同意後另行購買。
二、信件的收發、文件資料打、複印,傳真管理
1、公司所有打印、複印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件,退回或轉移。 發件時,由發件人填寫好資料,再由行政文員執行發送。
2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、複印或快遞的結賬單據,並負責覈對單據
數量、金額,便於財務結算。
3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件,行政文員有權監管教育。
三、執行印製名片的聯繫、校稿與管理
1、公司名片格式統一化,由公司行政文員依據企業形象規劃並聯系印刷業務。
2、需做名片的員工,先填寫名片印製申請單,經部門經理簽字後交由行政文員負責辦理。
3、名片印製前需校稿,確認名片職務、部門是否相符,姓名、聯繫辦法等需確認無誤。自確認名片內容起,一週內,行政文員將做好的名片發放給名片印製申請者。
四、執行固定資產及低值易耗品的.管理
1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、註明使用狀況、統計數量、並責任到具體員工。使用者離開本公司時,公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。
2、行政文員根據盤點狀況,製作《公司固定資產使用情況登記表》,發給公司相關負責人。
3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯繫維修工作。
五、執行書籍、文件、資料的規範管理
1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊,及時更新登記表。
2、公司員工借書、領取文件資料時,必須簽字登記。應註明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備註”等。
3、員工借書的限期不超過一個月,行政文員應提醒催還。員工離開公司時,應歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時,行政文員應備註說明歸還日期。
六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦
1、公司變更或申請辦理分支機構,先準備辦理營業執照相關資料,然後到工商局領取營業執照登記申請表;營業執照申辦完畢後,持營業執照原件及公司法人代表身份證複印件辦理組織機構代碼證;組織機構代碼證辦理完畢後,準備相關資料辦理稅務登記證。
2、公司年檢一般從三月份開始,至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站,瞭解當年度辦理年檢的需要的資料,先進行網上申請,再交實物資料到工商局辦年檢。
3、需辦理社保卡的員工,先提交“勞動保障局數碼照片回執”,行政部打印“制證清單”後,行政文員到社保局四樓交錢辦理。後憑社保局回執領取社保卡。
七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等
1、根據飲用水的飲用情況,及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。
2、公司負責人或其它部門根據實際需要,提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時,行政文員予以代辦,結款方式根據實際情況而定。
3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2~3天知會行政文員,訂餐、訂房一般提前1~2天,訂會議廳一般提前10~20天)。
八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理
1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。
2、公司會議,由行政文員統一發出通知。如需投影設備,會前應做好會場佈置及設備調試。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會後,行政文員負責清理會場、查收設備。協助客服部,負責做好課程活動前,宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。
3、每月需製作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。
九、執行公司領導交待的其它臨時性的突發事情
1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。
2、規定時限內完成不了的,應向領導說明其原因,並盡力儘快完成,最終彙報完成結果。
3、有任何工作困惑,可通過郵件或面談的方式提出,記住:透明溝通,工作暢通。
總體來講,行政部屬於服務保障部,是爲公司包括其它部門服務的,所以也要協助處理一些日常事務。否則會影響正常工作秩序,甚至會影響經營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。
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