祕書如何做工作彙報

一、 正確認識祕書工作

（一）祕書工作的地位與作用

在任何系統高效有序運轉的過程中，都有大量的決策、指令下達，大量的情況上報，大量的信息反饋，祕書工作就在其中起到樞紐作用。祕書工作具有單位的門面、領導的參謀助手和信息耳目的作用。

（二）祕書工作的特點

1、服務性

爲本單位領導服務，爲上級、同級和下級機關服務，爲羣衆服務。

2、政治性

祕書工作是爲領導活動提供服務的，經常接觸各級領導，接觸大量工作祕密、文件、會議，要求祕書人員具有很強的政治頭腦和保密意識。

3、事務性

祕書人員要充分認識祕書工作的意義，不畏繁雜、瑣碎，認真踏實做好每件工作。只有做好事務工作，才能使單位內部秩序井然，對外渠道暢通；只有做好事務工作，才能使領

導從事務中擺脫出來，集中時間和精力想大事，幹實事，更高效的開展工作。

（三）祕書工作的職能

1、執行決策職能

服從領導決定；把領導決定落實下去；及時收集、反映各級部門在貫徹執行領導決策中的情況和問題等。

2、事務承辦職能

既要爲領導服務，又要爲部門和羣衆服務，發揮承上啓下、上下溝通的橋樑作用。領導交辦、佈置的事務應按照認真完成，各部門和基層向領導請示、彙報的事項及時呈轉。

3、參與決策職能

祕書工作參與決策，可以從兩個方面理解：一是重要部門或大單位，因工作需要設祕書長、副祕書長。他們作爲祕書工作的負責人，一般都是領導班子成員，直接參與機關領導決策活動。二是祕書要爲領導決策當好參謀，承辦決策事務，間接參與決策。

（四）領導祕書的工作任務

1、管理文件

對文件進行科學登記分類；熟悉重要文件內容；根據領導分工，保存好相關領域的文件備查。

2、安排活動

安排活動有幾個層次：首先是日常活動，如開會等，其

次是特殊活動，如調研、約談、會見等。各類安排要張弛有度，銜接合理，目的是提高領導的工作效率，使領導勞逸結合不致疲於奔命。

3、對外聯絡

領導很多事情需要祕書去聯絡。如領導與領導之間，領導與其他祕書人員之間，領導與單位之間，領導與羣衆之間，很多聯繫都需要祕書去做橋樑。

4、參謀諮詢

祕書應是領導的信息採集器。祕書要多看文件、聽會、聽彙報、搞調研，多收集信息，成爲領導的一個重要、可靠、準確、及時的信息源，並根據需要發揮參謀諮詢的作用。

5、起草文稿

起草領導參加相關會議、活動的講話稿、發言稿。對領導召集的相關會議進行記錄、整理。

6、處理事務

包括工作事務和生活事務等。

二、 祕書如何提高辦事效率

（一）有備而來

1、身上準備兩支以上的簽字筆；

2、辦公用品（筆、墨水、紙、膠水、剪刀、計算器等）集中存放，消耗品隨缺隨補，用完後放回原處；

3、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處鑰匙準備兩把，

一把放在固定的地方，一把帶在身上，辦公用鑰匙和家庭鑰匙不要混放；

4、備好常用的電話號碼、文件、制度、地圖、字典、交通信息等；

5、去外地出差要準備好身份證、雨傘、洗漱用品等必需品。

（二）點滴記事

1、隨時記錄

隨身攜帶一個小本子，把重要的事情記下來。主要有： 當天領導的主要活動；本單位的大事；領導交辦的事情；別人交辦的事情或反映的情況；自己想到的事情和對工作的想法等。把事情記下來以後，經常翻一翻，急事馬上辦，一般的事列入計劃辦，領導安排的事，辦完及時報告，這樣工作就不容易遺忘了。對於開會、接待等時間要求很嚴格的事情或者很久以後才需要辦的事，可以利用手機的定時提醒功能，防止誤事。

2、朝思暮想

晚上睡覺前，把一天所見、所聞、所幹，過一遍“電影”，想一想：今天要辦的.事辦完沒有，還有什麼不周的地方明天要補辦，還有什麼事情今天沒辦明天要辦，明天要新辦什麼事情等。早上起牀或上班前，把今天要辦的事、昨天遺留的事想一下，特別對重要的事和時間性較強的事，如幾點開會，

幾點接人，領導幾點參加什麼活動等，在腦子裏過一下，排一下計劃，一般就不會忘事了。

3、嚴格程序

辦公室裏很多工作都有相應的制度和工作程序規定，我們在辦理時，一定要嚴格遵守。對於沒有明確規定工作程序的工作，要認真總結、分析，制定規範、切實可行的工作程序，並嚴格執行。乘車時，程序要求系安全帶，可能一輩子系幾千次都用不上，但如果用上，就是性命攸關的事。

（三）做好小事和細節

1、正確認識做好小事和細節的意義

海爾張瑞敏說“什麼是不簡單，把每一件簡單的事都做好就是不簡單；什麼是不平凡，能把每一件平凡的事都做好就是不平凡。”對於祕書工作來說，這些道理尤爲重要。祕書工作是輔助性、服務性的工作，大量的事情都是平凡而瑣碎的，即便是一件很具體的事，也往往需要向領導請示報告。這些小事做好了，工作正常運轉，別人甚至感覺不到，因爲這些事情往往都是在幕後、在臺下做的。而一旦忽略了某些“小事”，缺往往導致“驚天動地”的大事，給事業造成損失。所有的細節問題，僅僅是事物的表現形式，深入探究，所有細節問題的根本是素質問題。

此前我並未從事過祕書工作，僅與一些機構的祕書工作人員有過接觸，他們留給我最深的印象，是全面的職業素養和精益求精的敬業精神。我結合自己的工作經歷，淺顯的談一下對祕書工作的認識。 職位的定位。祕書是領導者的綜合輔助人員，負責溝通信息、輔助決策、綜合協調、會議、報擬文件、時間管理等主要職能。祕書既是管理人員、也是業務人員。祕書工作的主要目的是爲領導者提供及時、真實、準確的信息，讓領導者的決策依據更爲充分、科學，並推動決策得到有效落實。

總體的要求。職能的特殊性要求祕書應具備全面的文化素養和過硬的工作能力。主要爲:

1、 穩重幹練、思維縝密、思路清晰。

企業各領域傳遞來的信息較多，祕書應按輕重緩急及時將其分類，需上報至領導的要及時上報，信息需進一步完善的要第一時間通知呈報人，不需上報的，也要將處理結果彙報給領導。同時要時刻保持清醒，對急迫的重要事件特事特辦。

對於領導交辦的事宜，祕書應準確領會意圖，合理利用資源，科學安排，不折不扣的忠實執行，並及時將落實情況向領導彙報。

2、 工作積極主動、有活力、有想法、有創新精神。

彙報某項工作前，祕書應多蒐集本公司、本行業、相關業務領域的有價值的信息，爲領導提供全面、有效的決策依據，並在一定情況下，提供合理的決策選項。

祕書應不斷改進自己的辦事方法，完善職位相關的業務流程，使工作更簡潔、清晰，既方便傳遞、反饋信息，又便於領導者提高決策質量和效率。

3、 多學習、勤思考。

祕書應不斷充實相關知識，提高自身文化素養。需掌握的不僅包括本崗位相關的理論知識和實踐技能，還應對公司、對行業有全面的瞭解和認知。這就需要祕書多與各單位進行溝通，通過公司文件、口頭請教、報紙、書刊、網絡等途徑，蒐集、歸納、儲備這些知識。

祕書應經常對掌握的大量信息和知識進行梳理、思考和分析，注意與相關業務部門進行溝通、探討，爲領導者的管理提供建議。

4、 原則性強，忠於領導和企業。

對於領導者的原則性，祕書應按領導的指示不折不扣的完成任務，不因工作困難而降低要求，不越權也不自行其是；對於業務人員的原則性，祕書應嚴格按照公司的各類規章制度和領導要求開展工作，公正嚴明，不以.權.謀.私，不受非分之財。

因爲接觸企業大量的機密信息，祕書應具備嚴格的保密意識，對機密文件妥善保管，不向除直接領導外的任何人透露機密信息。

5、 優雅的形象、優良的品德。

祕書的形象不僅僅代表着自己，更代表領導或是企業形象，甚至對工作環境、企業運作也會產生一定的影響。所以祕書應該時刻注意自己的言行舉止。祕書對自己形象的嚴格要求是對領導者、對企業負責的表現。

祕書應注重從內在方面提高自己，培養堅定、優良的個人品德。祕書應保持作風正派、頭腦清醒，不被誘惑擊垮。

以上只是我對祕書工作一些淺顯的看法，更多的知識還要在今後的日常工作中多靠領導和同事們教誨，自己多參悟。

總經理辦公室某某某

二?一x年十二月六日