掌握電話交談的藝術
一、打電話
誰打電話,誰就是這次電話交談的主動行爲者,所以要打電話肯定是有目的和原因的,或是告知對方某事,或是有求於對方,或是節日問候等等。
拿起聽筒前,首先應明確通話後該說什麼,如果內容多,就打先個腹稿,尤其給陌生者或名人、要人、上司,給對方以沉着,思路清晰的感覺,接通電話確證自己接通的電話號準確無誤時,應立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名,當對方答應你“稍侯”應握着話筒靜候,假如對方告訴你,要找的人不在,切不可魯莽地將話筒“喀啦”一下掛斷,應道“謝謝”。
向對方發出邀請或通知對方時,應把話說得簡單明確又符合禮儀規範。假如電話交談的內容比較多,問明對方,應以商量的口吻再另約時間,或約對方過會兒再打來。
由於話筒傳聲與面談有差異,因此,將話筒貼得太近或離得太遠都不是好習慣,一般地說,音量以聽清對方聲音爲標準,語速相對平時說話慢些,必要時,可用升調向對方投去友好的“微笑”,讓對方感到親切,但不可裝腔作勢,拿腔拿調。
在公共汽車上或其他公共場合打移動電話,要注意長話短說,不要喋喋不休,語調過響。
二、接電話
電話鈴響,拿起話筒,首先以禮貌用語,通報自己的單位名稱,明確所找的人後,可立即回答,如遇要找的人不在,可婉轉回答對方或告訴對方過會兒再打來,對方有重要事可轉告或被要求記錄下來,應認真予以記錄,其中的重點內容再複述一遍,以證實是否有誤。
當電話交談結束時,可詢問對方,說些客套話,這既是尊重對方也是提醒對方,最後可說“再見”,一般是在對方放下話筒後再放下自己的.話筒。交談中(包括電話交談)要使朋友做到“投機”、“合拍”收到良好的效果,除了遵循的規範禮儀,還要注意交談中的“忌諱”,一般注意以下四點:
1.內容應以雙方共同感興趣、需要商量的事爲主,對別人不願談及的事或容易引起悲痛傷心的事,應儘量迴避,如遇不得已而提及,語言應婉轉含蓄。
2.交談中避免提及對方的生理缺陷。
3.不應隨便議論長者和名人,特別不應把他們的私生活當作談資,否則給人留下淺薄無聊的印象。
4.交談中,如果無意涉及某些話題,刺傷了對方,應立即道歉,請求原諒,這是交談中應有的風度。
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