會議期間的文書與服務

一、編寫會議簡報
會議期間的重要文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導性文件，要求及時、準確編寫。
編寫會議簡報的基本要求可以用四個字概括："快、新、實、短"。
"快"，是會議的時限性決定的。這就是說編寫會議簡報需要搶時間，不拖拉，一般要求當天的情況當天整理，當天發出，最遲也要當天整理，第二天發出。一些大型會議一天要發出簡報一至二期。
"新"，這是簡報的交流性和指導性決定的。就是說編寫簡報要提出新情況，新問題和新經驗，並反映在文字上應注意使標題醒目、吸引人。
"實"，是對一切公文的起碼要求。這就是簡報所反映的情況和問題要真實、準確、不能隨意誇大或縮小。
"短"，簡報本身從字面上解釋就是簡短的報道。長了就不能稱其爲簡報。而且也會影響到"快"。因此，會議簡報的行文特色應當是：開門見山，直接敘事，一語中的，儘可能一事一議，少做綜合報道。簡報一般字數在幾百字至多不過千字。
二、能夠收集、編髮會議信息
會議的新聞報道工作可以有多種方式：
第一種，由會議祕書組撰寫新聞報道稿件，然後經領導審定後，向媒體發送；
第二種，在會議召開期間，邀請有關報社，電臺、電視臺派記者親自隨訪，發佈消息；
第三種，在會議結束時，召開記者招待會，由領導人直接介紹會議情況並親自回答記者提出的各種問題。
三、能夠組織擬寫會議紀要
會議紀要是根據會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。並非所有會議都要產生會議紀要。會議紀要有兩個目的：一是讓與會者帶回去作爲傳達貫徹會議精神的依據；二是上報，使上級主管部門和有關單位瞭解會議的情況或予以轉發。
擬寫會議紀要應做到：
1.忠實於會議實際；2.內容集中、概括、精煉；3.邏輯條理要清楚。
相應知識
會議紀要有兩種類型：
一是例行會議紀要。如經理辦公會議紀要、廠長辦公會議紀要。這種類型的會議紀要是將會議形成的決議下發，或讓上級瞭解會議的`精神，因此要求簡明扼要。
二是工作會議紀要。是指各機關、部門或地區就重大工作問題召開專門會議，交流情況，統一認識，研究政策措施之後，需要整理出會議紀要，上報下發，或請求上級批轉。
會議紀要的內容包括兩部分：
一是會議情況簡述。包括召開會議的根據、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題以及會議的成果。
二是對會議主要精神的闡發。這是會議紀要的主體部分。
注意事項
擬寫會議紀要應當做到：
第一，記實。即實事求是，忠於會議實際。爲此，必須以會議紀錄爲依據。對與會者的發言可以進行概括、歸納、提煉，但絕不能增添與篡改內容。