會計電算化友軟件中對記賬憑證修改方法有哪些?
在輸入記賬憑證時,儘管賬務系統提供了多種控制錯誤的措施,但錯誤憑證的出現是難免的,爲此,系統必須能夠提供對錯誤憑證修改的功能。目前,許多財務軟件都提供了“反審覈、反記賬、反結賬”功能,這三項功能的使用爲錯誤憑證的修改帶來了諸多方便。
所謂“無痕跡”,即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。在總賬系統中,以下四種情況下的錯誤憑證可實現無痕跡修改。
下面,以用友總賬系統(賬務系統)V8.11爲例,對不同情況下錯誤憑證的不同修改方法逐個進行分析,以期對會計電算化工作有所幫助。
方法/步驟
1.第一種是輸入後還未審覈或審覈未通過的憑證。對於未經過“審覈”功能操作的錯誤記賬憑證,可以由憑證填制操作員,直接進行修改並保存。
2.第二種是已通過審覈但未記賬的憑證。對於已“審覈”但未“記賬”的錯誤記賬憑證,不能直接在記賬憑證上進行修改,而應首先由審覈操作員在“總賬系統”/“憑證”/“審覈憑證”功能窗口中,進行“取消審覈”(也稱爲“反審覈”)操作後退出;然後由填制憑證操作員進入總賬系統,在“填制憑證”功能中,調出該張錯誤憑證進行修改,修改完成後保存退出;最後由審覈操作員再次進入總賬系統,在“總賬系統”/“憑證”/“審覈憑證”功能窗口中,重新對該張已修改過的憑證進行“審覈”操作。
3.第三種是已記賬但未結賬的憑證。對於此情況,欲實現無痕跡修改,可利用系統提供的“反記賬、反審覈”功能,即取消“記賬”、“審覈”後直接修改。具體而言,首先在“總賬系統”窗口中,單擊“期末”/“對賬”菜單項,打開“對賬”操作窗口,此時按下快捷鍵“Ctrl+H”鍵,即可激活“恢復記賬前狀態”功能,然後退出“對賬”窗口;單擊“憑證”/“恢復記賬前狀態”菜單項(此功能平時不顯示,待退出“總賬系統”後將隱蔽而不顯示出來),彈出“恢復記賬前狀態”操作窗口,在“恢復方式”中選擇“月初狀態”項,輸入主管口令,然後單擊“確定”按鈕,系統將恢復爲記賬前狀態;最後,按照上述第二種憑證的方法,調用錯誤憑證進行修改,再進行“審覈憑證”和“記賬”功能的操作。
4.第四種是已結賬的憑證。對於這種情況,可利用系統提供的.“反記賬、反審覈”功能,在“結賬”嚮導一的選擇月份窗口中,首先單擊要取消結賬的月份,然後按“Ctrl+Shift+F6”鍵,系統彈出“確認口令”窗口,讓擁有結轉權限的用戶,在該窗口中輸入口令,然後單擊“確認”按鈕,系統將快速地取消結賬操作,使各種賬簿記錄恢復到未結賬前的狀態。最後按上述第三種憑證的方法,調用錯誤憑證進行修改,再進行“審覈憑證”、“記賬”和“結賬”功能的操作。
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