簽約儀式活動注意事項

經過長期洽談之後，南方某某地的一家公司終於同美國的一家跨國公司談妥了一筆大生意。雙方在達成合約之後，決定正式爲此而舉行一次簽字儀式。

因爲當時雙方的洽談在我國舉行，故此簽字儀式便由中方負責。在儀式正式舉行的那一天，讓中方出乎意料的是，美方差——點要在正式簽字之前“臨場變卦”。

原來，中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國國旗時，誤以中國的傳統作法“以左爲上”代替了目前所通行的國際慣例“以右爲上”，將中方國旗擺到了簽字桌的右側，而將美方國旗擺 到了簽字桌的左側。結果讓美方人員惱火不已，他們甚至因此而拒絕進入簽字廳。這場風波經過調解雖然乎息了，但它卻給了人們一個教訓：在商務交往中，對於簽約的禮儀不可不知。

簽約，即合同的簽署。它在商務交往中，被視爲一項標誌着有關各方的相互關係取得了更大的進展，以及爲消除彼此之間的誤會或牴觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此，它極受商界人士的重視。

在商務交往的實踐中，儘管君子協定、口頭承諾、“說話算數”，在一定程度上有着作用，但是更有效的取信於人、讓交往對象心安理得的，則是“口說無憑，立此爲據”的文字性合同。

商務合同，是指有關各方之間在進行某種商務合作時，爲了確定各自的權利和義務，而正式依法訂立的、並且經過公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下，合同又被叫作合約。而在另外一些時候，人們所說的合約則是指條文比較簡單的合同。在商務往來中，帶有先決條件的合同，如等待律師審查、有待正式簽字、-需要落實許可證的合同，被叫做準合同。嚴格地說，準合同是合同的前身，也是最終達成合同的一個步驟。

爲了某某事，在一般場合，商界人士往往將合同、合約與準合同混爲一談，統統把它們都叫做合同。這樣做雖不甚精確，但也有助於大家“刪繁就簡”，減少麻煩。

根據儀式禮儀的規定：對簽署合同這一類稱得上有關各方的關係發展史上“里程碑”式的重大事件，應當嚴格地依照規範，來講究禮儀，應用禮儀。爲鄭重起見，在具體簽署合同之際，往往會依例舉行一系列的程式化的活動，此即所謂簽約的儀式。在具體操作時，它又分爲草擬階段與簽署階段等兩大部分。

在現實生活中，商界人士所接觸到的商務合同的種類繁多。常見的就有購銷合同、借貸合同、租賃合同、協作合同、加工合同、基建合同、倉保合同、保險合同、貨運合同、責任合同，等等。以下，先來介紹一下合同的草擬的正規作法。

從格式上講，合同的寫作有一定之規。它的首要要求，是目的要明確，內容要具體，用詞要標準，數據要精確，項目要完整，書面要整潔。違犯了上述各項要求中的任何一點，都有可能會給自己帶來滅頂之災。

從具體的寫法上來說，合同大體上有條款式與表格式兩類。所謂條款式合同，指的是以條款形式出現的合同。所謂表格式合同，則是指以表格形式出現的合同。

條款式合同與表格式合同，在寫法上都有各自的具體規範，對此在實踐中只能夠遵守，不可以明知故犯。一般來說，標的、費用與期限被稱作合同內容的三大要素。在任何一項合同中，都應當三者齊備，缺一不可。如果從具體的條款撰寫上來講，則一項合同至少需要具備標的、數量或質量、價款或酬金、履約的期限與地點及其方式，違約責任等等五大基本內容。對於這種規範，商界人士必須自覺地遵照執行。

在草擬合同時，除了在格式上要標準、規範之外，同時還必須注意遵守法律、符合常識、顧及對手等四個方面的關鍵問題。

首先，草擬合同必須遵守法律。在商務交往中，所有正式的合同都具有法律約束力。它一旦訂立，任何一方都不可擅自變更或解除。因此，商務人員必須熟悉國家的有關法律與法規，以便充分地運用法律來維護自身的正當權益。

從操作中的實際狀況來看，商務人員在擬定合同時，必須遵守的有關法律、法規，主要涉及商品生產、技術管理、外匯管制、稅收政策以及商檢科目等五個方面。

在草擬涉外商務合同時，還必須遵循我國法律與國際條法。遵循我國法律，是國家主權原則的體現，也是爲了不損害我國的社會公共利益。遵循國際條法，則是爲了在對外交往中更好地與國際社會接軌，在國際經濟合作中少走彎路。

其次，草擬合同必須符合慣例。在草擬合同時，必須優先遵守法律、法規，尤其是必須優先遵守我國的法律、法規。遇上有關法律、法規尚未規定的，則可採用舉世公認的國際慣例。

所謂商務交往中的國際慣例，是指那些爲國際社會所普遍接受的、約定俗成的常規作法。例如，在商務交往中政治與經濟應當分開，不允許借商務往來之便干涉他國的內部事務，或是伺機影響他方的內政。

又如，買方在簽署合同後，應當按照合同規定的期限，向銀行開立信用證。開立信用證，應填寫申請書，當銀行同意接受後，將依交易金額收取一定比例的開證費，並根據客戶的資信收取一定數額的押金，然後按進口方的要求向出口方開出信用證。信用證一經開出，對方往往會要求進行某種程度的改動。只要確係開證時疏漏之處，方可同意修改。反之，是不宜貿然應允的。

一般而言，國際慣例是維繫商務交往正常化的一大基石，所以商界人士在草擬合同時，是應當以它來協調自己的行動的。對此不甚了了而貿然行事，必定會吃大虧。

再次，草擬合同必須合乎常識。在草擬合同時，上屆人士有必要使合同的一切條款合乎常識，堅決不要犯常識性錯誤。

商界人士在草擬合同時應當具備的常識，是指與其業務有關的專業技術方面的基礎知識，他們包括商品知識、金融知識、運輸知識、保險知識和商業知識，等等。

商品知識，其實是一個整體性的概念。它包括產品的生產過程和管理，以及產品本身的一切知識。金融知識，是指與貨幣的發行、流通、回籠有關的一切知識，具體來說，它主要是指貨幣、匯率、信貸等知識。運輸知識，包括運輸具體方式的選擇、運輸中商品形態的具體要求、運輸的特殊條件以及運輸的責任方等等知識，它們與倉儲一樣，都必須考慮的。商業知識，是指與商品流通各環節有關的知識，它對合同的草擬也有一定的幫助。

具備上述各方面的常識，將有助於商業人士在工作中得心應手，並且更好地爲交往對象所敬重。在商務交往中，沒有知識就等於沒有實力，對此大家是都明白的。

最後，草擬合同必須顧及對手。正式合同的一大特徵，是由關各方面必須協商一致，把自己的意志強加於他方，強迫他人與自己訂立“城下之盟”，那麼合同即使勉強簽署，事後亦必不斷地發生糾紛，那樣對有關各方都不會有好處。

因此，商務人員在草擬合同的具體條款時，既要“以我爲中心”，優先考慮自己的`切身利益，又要替他方多多着想，要顧及對方的體面，並且儘可能照顧他方的利益，這是促使合同爲對方所接受的最佳途徑。

在進行與合同有關的談判時，在具體條款上，商務人員不僅要講原則性，也要講靈活性。在堅持根本利益的前提下，靈活地變通，適當地讓步，比“君子一言，駟馬難追”，“閉着眼睛走到黑”，恐怕獲利只會多，而不會少。

通常，合同的成立生效，需要履行一定的手續。依照我國的有關法律規定：當事人就合同條款的書面形式達成協議，並且簽字，即爲合同成立。假如通過信件、電報、傳真、電傳達成了協議，一方當事人要求籤訂確認書的，則簽訂確認書時，放爲合同成立。

這種規定，實際上有雙重含義，一方面，我國只承認書面的合同。另一方面，唯有經過有關當事人正式簽字，合同才正式成立並生效。由此可見，簽字好比胎兒出世時的出生證，使正式合同的一種不能缺少的“批准書”。

儀式禮儀規定，爲了使有關各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時，應舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。

在商務交往中，人們在簽署合同之前，通常會竭力作好以下幾個步驟的準備工作。

第一，要佈置好籤字廳。簽字廳有常設專用的，也有臨時以會議廳、會客廳來代替的。佈置它的總原則，是要莊重、整潔、清靜。

一間標準的簽字廳，應當室內滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設都不需要。正規的簽字桌應當爲長桌，其上最好鋪設深綠色的臺呢。

按照儀式禮儀的規範，簽字桌應當橫放於室內。在其後，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座；也可以爲每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時，一般應當面對正門。

在簽字桌上，循例應事先安放好待籤的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時所用的文具。

與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關各方面的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。

第二，要安排好籤字時的座次。在正式簽署合同時，各方代表對於禮遇均非常在意，因而商務人員對於在簽字儀式上最能體現禮遇高低的座次問題，應當認真對待。

簽字時各方代表的座次，是由主方代爲先期排定的。合乎禮遇的作法是：在簽署雙邊性合同時，應請客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座於簽字桌左側。雙方各自的助籤人，應分別站立於各自一方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低，一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行，站立於己方簽字人的身後。當一行站不完時，可以按照以上順序並遵照“前高後低”的慣例，排成兩行、三行或四行。原則上，雙方隨員人數，應大體上相近。