什麼是有效的時間管理
有效的時間管理會帶給我們更多的自由,減少工作和生活帶給我們的壓力。那麼,什麼是有效的時間管理?
有效使用時間碎片
你會發現每天有很多時間在不經意中流失掉了,例如等車、排隊、走路,刷朋友圈等。然而這些碎片時間卻被很多成功的繁忙人士利用起來。
去年我選了一個非洲設計課,帶這個課的老師是NLE事務所的創始人加負責人Kunle Adeyemi。他在OMA事務所(全世界頂級建築設計事務所,CCTV就是出自OMA之手)幹了十年,以前是專門負責亞太地區的項目總監。這門課有一週的時間在坦桑尼亞考察,他專門從荷蘭飛過來指導我們。白天和我們一起在城市裏面考察,晚上他還要和當地的老師及學生一起聚會交流。這一週裏,他除了在坦桑尼亞教學,還在正常的運作自己的事務所。我們都很驚訝爲什麼和他整天在一起,他所有的電子郵件卻都可以及時回答?設計方案都可以及時處理?後來我們發現,當其他人在飛機上、汽車上聊天、耍手機、聽音樂和發呆的時候,他就把工作上的電子郵件全回了。
小貼士:無論自己忙還是不忙,都可以把能利用時間碎片做的事先準備好,一遇到零散的時間就可以拿出來做。
有時間規劃的分心
每個人精力最集中的時間會有所不同,有的人是早上,有的人是下午,有的人是晚上。人需要在精力最集中的時候做需要思考的事情,比如思考自己設計項目的概念,複習考試,自學新的軟件。在其餘時間做不需要精力高度集中的,比如重複性質的畫圖,一些枯燥的建模工作等。
每個人都希望以積極的方式開始一天,而不是被動的。所以早上起來,千萬別馬上開始回郵件,刷朋友圈。可是99%的人都不可避免的在工作開始的時候就檢查email,看朋友圈或者訂閱號的`文章。
小貼士:社交網絡瞥一眼,但別陷在那些無關緊要的事情裏
時間管理就是要找到自己的優先級,若顛倒順序,一堆瑣事佔滿了時間,重要的事情就沒有時間做了。倒是可以在精力不太集中,做重複枯燥工作的間隙,用刷朋友圈、讀微信文章來調劑大腦。
要事爲先
沒有計劃,就不能聰明地使用時間。如果不想早上的第一件事就讓你喘不過氣,整個一天都被壓抑着,可以提前看看要做事項的列表和日曆,挑出最重要的、當天一定要做完的幾件事先做。這樣可以避免錯過任何截止日期,給自己帶來不必要的緊張,也避免慌張破壞了好幾天的情緒和工作效率。
小貼士:在工作和生活中每天都有幹不完的事。唯一能夠做的就是分清事情的輕重緩急,纔有可能加強執行力和效率。
每天除了辦又急又重要的事情外,一定要注意不要成爲一些瑣碎的急事的奴隸。對一些急但是不重要的事情,你要學會放棄,要能對人、對事、和對一些機會說 “不”,這樣纔是真正珍視自己的時間。
多年來,我的習慣是頭一天晚上在睡覺之前,想一想第二天要做什麼,什麼東西最重要,必須要完成,大致每一項需要預留多少時間,然後把重要的事情羅列到備忘錄上面。對於近期的幾個重要截止時間,我會早早地記錄到備忘錄上,提前幾天就能醒目地看到什麼東西快要截止了。這樣心裏會有個底,會讓自己對第二天甚至是未來幾天更有信心,也能在很大的工作量和壓力之下,睡個好覺,保證第二天能夠全力以赴,高效地完成自己計劃安排的事情。
宏觀計劃
若你不知道要去哪兒,你不可能到達目的地,或者目的地會遠遠偏離最初的想法。通常高效或執行力強的人,會經常思考他們做的事情應該朝哪兒發展,幾個月前制定的目標符不符合現在的實際情況。在制定目標時候,不要花太多時間在一些比較瑣碎的問題上。有了戰略目標就可以開始行動了,過多的糾結於細小的問題,只會沉溺在焦慮或者恐懼的情緒裏,遲遲不敢往前邁步。
2012年我拿到了康奈爾建築系的錄取,可是實在沒有錢去,只能把學校的錄取延期了一年,在國內預留了一年半的時間掙學費。那個時候真的是挺拼的,每個月平均下來要講200多個小時的課,在一年半結束的時候,我算了算,存下的錢能支撐我兩年的學業。第三年的學費哪裏來呢?我當時決定先去美國,今後的路走一步看一步;如果入學的時間再往後延,可能我就不會再有勇氣去深造了。後來,我用了兩個暑假繼續賺學費,最後一年拿到助教的機會,學費的問題迎刃而解。
做設計和作品集也一樣,要對作品集做一個整體規劃,想好作品集的整體呈現效果。每一個作品和項目要有一個側重點,想表達什麼,要清楚。特別是在時間壓力之下,應該提前去完成那些有助於表達主題的圖像,而不是去糾結於其他圖像的細節。
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