學社聯辦公室資料管理制度

在發展不斷提速的社會中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度就是在人類社會當中人們行爲的準則。你所接觸過的制度都是什麼樣子的呢？下面是小編幫大家整理的學社聯辦公室資料管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

一、外部檔案（以靠門段開始）

1、牆上：

宣傳部：借用展板情況登記

相關部門：宣傳部

部門職責：各部門相應的職責制度等

相關部門：學社聯所有部門

社團註冊表/簽到表：學期初各協會註冊/會長大會、會長論壇等會長的登記情況

相關部門：辦公室

會議記錄：學社聯幹部會議、各部門會議記錄

相關部門：辦公室、其他部門

備用夾（1個）：按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門：學社聯所有部門

2、文件架內：

活動申請表：左邊放活動申請表，上層是未批的申請表，下層是已批的申請表；右邊爲未批活動的相應策劃書

相關部門：辦公室、監察部、公關策劃部、財務部

活動策劃書：已批活動的策劃書

相關部門：辦公室

活動總結：協會活動結束後相應活動的總結

相關部門：辦公室、信息部

信息部：協會相關活動的稿件

相關部門：信息部

監察部評分表：監察部對於各協會活動的`評分

相關部門：監察部

備用（2-3個）：按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門：學社聯所有部門

爲加強學社聯辦公室的資料管理，方便查閱，特制定如下制度：

1、文件夾須按上述順序位置放好

2、各類文件按類別及上述擺放要求放於指定文件夾中，不可混放

3、辦公室桌上散亂的文件、表格應及時放入相應文件夾中

4、抽屜中文件須按類別疊放好

5、及時更新文件夾，將陳舊文件放入相應的檔案袋中，（按文件的有效期，一般爲兩週整理一次）

6、其他部門要使用備用文件夾須向辦公室人員提出申請，經同意後方可使用（聯繫人：）

二、櫃內檔案（順序從上往下）

層數

分類

一層

學術類綜合素質類體育類

二層

文藝類社會實踐類已撤銷協會

三層

內部資料各協會資料其他資料

四層

內部資料內部部門資料公共物品（物質）

檔案櫃內資料管理制度

1、各協會均設一個檔案袋，並按性質分類

2、檔案櫃內壁上張貼協會資料導向表，便於查閱

3、檔案袋中資料須按時間順序依次放置

4、檔案袋上設置標記

5、學社聯內部資料僅供學社聯內部人員當場查閱，不外借

6、協會資料僅供學社聯內部人員及協會內部人員當場查閱與複印，不外借

7、向辦公室借閱資料需詳細記錄在案，包括借用資料名稱、借閱時間，借閱方單位、借閱人名稱、聯繫方式，學社聯經手人姓名及聯繫方式

8、協會在非值班時間不得借閱資料

備註：若出現以下幾種情況者：

1、私自使用備用文件夾而未申請

2、私自將資料外借

3、不同程度破壞資料

第一次口頭批評並禁止使用辦公室文件資料兩週，第二次則禁止其再次使用辦公室文件資料